Wybór zależy przede wszystkim od liczby skanowanych dokumentów i sposobu pracy, a przy ocenie sprzętu kluczowa jest także szybkość skanowania, czyli liczba stron przetwarzanych na minutę. Urządzenie wielofunkcyjne sprawdzi się, gdy okazjonalnie potrzebujesz skopiować, wydrukować lub zeskanować kilka stron. Jeśli jednak regularnie digitalizujesz faktury, umowy, akta czy dokumentację klientów, lepszym rozwiązaniem będzie dedykowany skaner dokumentów.
Co robi urządzenie wielofunkcyjne?
Urządzenie wielofunkcyjne, nazywane również MFP, łączy drukarkę, kopiarkę i skaner w jednej obudowie. Oszczędza miejsce i pozwala wykonywać kilka podstawowych zadań biurowych. Jego moduł skanujący jest jednak funkcją dodatkową, dlatego przy większej liczbie dokumentów może ograniczać tempo pracy, automatyzację i jakość obsługi różnych formatów papieru. W środowisku biurowym standardem jest zwykle skanowanie na poziomie ok. 25-40 stron na minutę, więc przy większym obciążeniu różnice między MFP, a osobnym skanerem szybko stają się odczuwalne.
Skaner dokumentów został zaprojektowany specjalnie do szybkiej digitalizacji dużych partii papierów. Automatyczny podajnik ADF pobiera kolejne kartki bez ręcznego układania ich na szybie, a funkcja duplex automatycznie skanuje obie strony dokumentu w jednym przebiegu, co wyraźnie przyspiesza skanowanie. W wielu modelach dodatkowo pracuje ultradźwiękowy czujnik, który ogranicza pobieranie dwóch kartek naraz. Przykładowo urządzenia takie jak Ricoh fi-8150 lub fi-8170 mogą przetwarzać duże partie faktur, umów i dokumentacji kadrowej znacznie sprawniej niż typowe urządzenie wielofunkcyjne.
Różnicę widać również w oprogramowaniu. Dedykowany skaner może automatycznie wykrywać rozmiar dokumentu, usuwać puste strony, prostować obraz, poprawiać czytelność tekstu i skanów oraz rozpoznawać kody kreskowe, a wysoka rozdzielczość optyczna pomaga zachować czytelny tekst nawet w gęsto zadrukowanych dokumentach, notatkach czy kopiach zdjęć. OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków, pozwala natomiast zamienić obraz dokumentu w przeszukiwalny plik PDF lub inny plik w odpowiednim formacie. Dzięki temu dokument można szybciej odnaleźć, edytować jako tekst, przesyłać przez LAN czy Wi‑Fi i kierować bezpośrednio do systemu EZD lub obiegu faktur. Nawet możemy umieścić go w chmurze, aby mieć do niego łatwy dostęp z różnych urządzeń.
Dla kogo są skanery?
Ten materiał jest dla małych firm, biur rachunkowych, kancelarii, sekretariatów, urzędów i działów administracji, które regularnie skanują dokumenty i chcą dobrać sprzęt do rzeczywistej liczby stron, typów nośników i sposobu obiegu plików. Dla małej firmy skanującej kilka stron tygodniowo urządzenie wielofunkcyjne może być wystarczające. Biuro rachunkowe, kancelaria, sekretariat, urząd lub dział administracji powinny natomiast rozważyć osobny skaner dokumentów, bo taki wybór wpływa bezpośrednio na czas obsługi, jakość skanowania i automatyzację pracy. Przy książkach i delikatnych materiałach lepszym wyborem bywają z kolei skanery płaskie. Najważniejsze korzyści to krótszy czas obsługi, mniej błędów, sprawniejsze pobieranie kartek i możliwość tworzenia powtarzalnych procesów skanowania. 📄
Skontaktuj się ze mną, a pomogę Ci porównać skaner dokumentów z MFP, pokażę ich zastosowania, funkcje i ograniczenia oraz podpowiem, jak dobrać model do liczby stron, formatu papieru, rodzaju dokumentów i oczekiwanego sposobu pracy. Przed zakupem zawsze warto określić dzienną liczbę dokumentów, ich format, gramaturę oraz to, gdzie mają trafiać gotowe pliki – do folderu lokalnego, systemu firmowego, na e-mail, czy mają wylądować w chmurze, kiedy liczy się szybkie zapisywanie, synchronizacja i dostęp do dokumentów z różnych miejsc. Napisz do mnie, a pomogę dobrać skanera dopasowany do rzeczywistego obciążenia i sposobu pracy.
d.murawski@stovaris.pl
tel.: +48 691 701 175