Polska administracja publiczna coraz śmielej sięga po nowoczesne technologie, aby przyspieszyć obsługę obywateli i uprościć zdania wewnętrzne zwane backoffice . W założeniach strategii Cyfryzacji Polski już do 2035 r. powinniśmy w pełni odejść od analogowego papieru. Brzmi to w sumie dość ambitnie! Ale jest jak najbardziej realne.
Podstawą tej zmiany ma być lub też jest Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją czyli EZD. Nie tylko jako system, ale przede wszystkim jako nowy model pracy i zarządzania dokumentacją. Sama instalacja systemu nie odzwierciedla „jakości wdrożenia”. Dopiero liczba spraw prowadzonych elektronicznie jest realnym miernikiem sukcesu w podmiotach.
👉 Wdrożenie EZD to proces – trzeba chociażby zintegrować całym systemy pracy czy przeszkolić pracowników. Jednak aby cyfryzacja była pełna, trzeba zadbać także o dokumenty papierowe. I tu wchodzą do gry skanery PFU Ricoh fi-8150.
Ricoh fi-8150 to najlepsze rozwiązanie do EZD:
Szybkość skanowania aż do 50 stron/min i ADF na 100 arkuszy
Niezawodny mechanizm podawania (również trudniejszych dokumentów)
Zaawansowane funkcje OCR – pliki PDF stają się wyszukiwalne.
Integracja z systemami klasy EZD (EZD RP, Comarch EZD i inne)
Dzięki temu urzędnik może błyskawicznie zdigitalizować wpływające pisma i od razu prowadzić sprawę w systemie. Bez teczek, bez pieczątek, bez ryzyka zgubienia dokumentu.
📌 Od 2028 r. posiadanie systemu EZD będzie obowiązkiem każdej instytucji publicznej. To dobry moment, by już dziś myśleć o kompletnym ekosystemie – sprawdzonym systemie EZD + niezawodnych skanerach Ricoh fi-8150.
➡️ Cyfryzacja, a w tym digitalizacja to nie odległa wizja – to proces, który zaczyna się tu i teraz.
Jak cyfryzacja, to tylko z EZD
O ile w obszarach e-usług czy popularnego smart city (kampery AI, licznie ludzi itp) obserwujemy w ostatnich latach dynamiczny postęp, to w sferze organizacji pracy i dokumentowania procesów, podmioty publiczne mają jeszcze wciąż wiele… wiele… do zrobienia. Nowoczesne systemy wspierają obsługę, ale nie eliminują konieczności prowadzenia papierowych akt spraw. Szafy przepełnione są teczkami, a bez drukarki czy pieczątki ani rusz. Dokumenty w systemie EZD są przechowywane elektronicznie, co usprawnia zarządzanie i archiwizację oraz zapewnia bezpieczeństwo i dostępność dokumentów na najwyższym poziomie w każdym etapie procesu „sprawy”. Dlatego podstawą cyfrowej administracji jest wprowadzenie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Co warto podkreślić, rozumianego szerzej jako model pracy i zarządzania dokumentacją, a nie tylko jako system teleinformatyczny.
Samo wdrożenie systemu to dopiero połowa sukcesu w drodze do digitalizacji jednostki. Nie oznacza ono automatycznego przejścia na elektroniczne akta spraw. Aby tak się stało, należy jeszcze wskazać klasy Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) przeznaczone do dokumentowania elektronicznego w systemie. Dokumenty mogą być zarówno papierowe, jak i elektroniczne, a ich rejestracja i przechowywanie w systemie EZD musi być zgodne z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów oraz innymi przepisami prawnymi w odniesieniu do zarządzania dokumentacją. Dopiero wtedy, dla tych kategorii zadań, mogą pojawić się, obok papierowych, również sprawy elektroniczne. Niezależnie od tego, w jaki sposób do urzędu wpływa pismo (w postaci elektronicznej czy papierowej), to JRWA decyduje o sposobie dokumentowania spraw. Prawdziwym wyznacznikiem tego, czy instytucja realizuje EZD nie jest posiadanie odpowiedniego systemu, ale liczba spraw prowadzonych elektronicznie.
Funkcjonowanie poprzez udostępnienie nowoczesnych rozwiązań w systemie EZD jest ważne dla efektywności administracji publicznej.
d.murawski@stovaris.pl
tel: +48 691 701 175
Daniel dołączył do Zespołu Stovaris w 2020 roku. Ma wieloletnie doświadczenie w koordynacji projektów sprzedażowych. Wyróżnia się zaangażowaniem oraz umiejętnościami interpersonalnymi, co ułatwia mu nawiązywanie kontaktów i prowadzenie negocjacji. W Stovaris odpowiada za marki: Fujitsu, Plustek, Panasonic, Kofax, Fujifilm, Proget i Silex. #lepszyskaner