Pomimo iż zastosowanie analogowych nośników jest rozwiązaniem przestarzałym i obarczonym wieloma zagrożeniami – firmy nieustannie wykorzystują papier w swojej pracy. Coraz częściej jednak obserwujemy trend, gdzie przedsiębiorstwa szukając optymalizacji procesów i zwiększenia ich efektywności inwestują w cyfryzację i digitalizację dokumentacji. Oprogramowanie do digitalizacji dokumentów to cyfrowe narzędzie, które przekształca stosy analogowych teczek w wartościowe cyfrowe zasoby.
Oprogramowanie do digitalizacji to tak naprawdę każda dowolna aplikacja przekształcająca wywołane zdjęcia, papierowe dokumenty oraz inne rodzaje fizycznych nośników na cyfrowe pliki. Oprogramowanie do obrazowania, bo inaczej jest tak nazywane, może korzystać z różnych źródeł sprzętowych. Począwszy od telefonów komórkowych, urządzeń wielofunkcyjnych a skończywszy na dedykowanych skanerach dokumentów. W samym procesie digitalizacji pliki możemy zapisywać w wielu formatach. Zdjęcia w JPG-ach, a dokumenty w PDF-ach czy nawet w przeszukiwanych PDF-ach.
Jak działa oprogramowanie do digitalizacji?
Kluczową technologią wykorzystywaną przez oprogramowanie do digitalizacji jest optyczne rozpoznawanie znaków powszechnie znane jako OCR. Ta technologia pozwala zmienić zeskanowany dokument w edytowalny plik cyfrowy. Poprawne konwertowanie informacji jest bardzo istotne z punktu widzenia użytkownika, który liczy na uzyskanie jak najdokładniejszego i najbardziej kompleksowego rezultatu. Nośniki fizyczne, choć nie można im odmówić zalet, posiadają również szereg ograniczeń i niedoskonałości. Znacznie trudniej jest je przechowywać czy transportować, ale przede wszystkim analizować. Tak błahe z początku wady w strukturze biznesu mogą rosnąć na miarę trudnego do rozwiązania problemu. W efekcie możemy napotkać takie niedoskonałości jak nieefektywność, ograniczona skalowalność czy nawet słaba rentowność. Inwestowanie w efektywne zarządzanie dokumentacją może być dla wielu firm tak niezbędną restrukturyzacją dla osiągnięcia rentowności. Software do digitalizacji pomaga firmom w przejściu tego procesu w sposób prosty i bezbolesny. Wspiera korzystanie ze skanerów dokumentów oraz innych urządzeń w celu przekształcenia analogowych treści (dokumentów, zdjęć) na cyfrową wersję pliku, która z łatwością może być przechowywana, udostępniana czy analizowana.
Wybierz idealny format
Konwersja dokumentu to istotna cecha oprogramowania do digitalizacji. To dokładne rozpoznanie oraz identyfikacja informacji zawartych w dokumencie analogowym i konwersja tego dokumentu do najlepszego formatu. W oprogramowaniu możemy generować pliki PDF czy wspomniany wcześniej PDF przeszukiwany, ale również stosowane w aplikacjach biurowych XML, TXT, CSV.
Edycja obrazu to zaawansowane funkcja pozwalająca poprawić jakość wynikową w stosunku do oryginału. To coś więcej niż tylko podstawowe oczyszczanie obrazu podczas jego przetwarzania. Najlepsze oprogramowanie z automatu koryguje przekosy czy przycina krawędzie dokumentów. Potrafi zoptymalizować kolory i usunąć dziurki po dziurkaczu czy pozbyć się zagnieceń i podać dokumentu.
Dokumenty – razem czy osobno?
Łączenie plików to jedna najczęściej wykorzystywana funkcja przez podmioty skanujące duże ilości dokumentów. Przykładem mogą być tu placówki służby zdrowia czy banki. W takich miejscach automatyczne łączenie plików znacząco skraca czas na ręczne przetwarzanie dokumentacji po zeskanowaniu. W oprogramowaniu PaperStream Capture możliwe jest łączenie wielu skanów, nawet tych, które mają różne formaty, do jednego pliku wynikowego.
Separacja dokumentów pomaga w przetwarzaniu dużych ilości dokumentacji w procesie skanowania. Najbardziej popularnymi są strefowy OCR, pusta strona czy kod kreskowy. Zautomatyzowana separacja to szybszy proces digitalizacji i większa efektywność. Skany dzielone są automatycznie bez potrzeby ciągłej ingerencji operatora.