Umowy, faktury, formularze, paragony i dokumenty klientów szybko tworzą stosy papierów. Ricoh SP-2240N pomaga przenieść je do cyfrowego obiegu bez zajmowania dużej ilości miejsca na biurku. To kompaktowy skaner dokumentów z podajnikiem ADF, połączeniem Ethernet i funkcją DirectScan, który pozwala skanować do lokalizacji sieciowych bez komputera przy stanowisku.
Skanowanie wielu dokumentów bez ciągłego dokładania kartek
Automatyczny podajnik mieści do 80 arkuszy, a skaner skanuje do 40 stron na minutę. Przy skanowaniu dwustronnym rejestruje do 80 obrazów na minutę, pobierając obie strony dokumentu w jednym przebiegu. Zwiększa to efektywność pracy, bo pozwala skanować większe partie dokumentów. To wygodne rozwiązanie, gdy każdego dnia trzeba digitalizować korespondencję, dokumentację klientów lub większe komplety dokumentów np. pakiety formularzy zgłoszeniowych. Cyfrowe kopie pomagają też chronić dokumenty przed zniszczeniem i zgubieniem. Po weryfikacji skanów część papierowych kopii możemy bezpiecznie zutylizować.
SP-2240N obsługuje również różne inne rodzaje dokumentów, które często pojawiają się obok zwykłych kartek: paragony, wizytówki i karty plastikowe. Ultradźwiękowe wykrywanie pobrania kilku arkuszy pomaga ograniczyć ryzyko pominięcia strony podczas skanowania i zapobiega zeskanowaniu dwóch kartek jednocześnie.
Ethernet i DirectScan – czyli dokumenty, które trafiają tam, gdzie są potrzebne
SP-2240N można podłączyć do sieci przez Gigabit Ethernet albo do komputera przez USB-C. W biurze, w którym ze skanera korzysta kilka osób, szczególnie przydatna jest funkcja DirectScan. Pozwala na uruchomienie skanowania z urządzenia i przesłanie dokumentów do skonfigurowanego miejsca w udziale sieciowym, bez potrzeby korzystania z komputera przy skanerze. Idealne rozwiązanie, kiedy zeskanowane pliki potrzeba udostępniać w zespole.
Urządzenie ma na obudowie trzy programowalne przyciski. Można przypisać im powtarzalne zadania, aby pracownik uruchamiał właściwy proces jednym naciśnięciem. Takie działania wspierają sprawne funkcjonowanie biura. Jedynka to wysyłka skanów do księgowości, dwójka do prezesa, a trójka na magazyn. W praktyce sprawdzi się to na przykład w sekretariacie, recepcji lub dziale administracji, gdzie podobne dokumenty są skanowane wielokrotnie w ciągu dnia. Ograniczenie papierowego obiegu wspiera też tworzenie bardziej ekologicznego środowisko biurowego.
Czytelne pliki gotowe do dalszej pracy
Samo zeskanowanie kartki to jednak dopiero pierwszy etap. Sterownik PaperStream IP wspiera przetwarzanie obrazu, a PaperStream ClickScan ułatwia uruchamianie codziennych zadań z komputera. SP-2240N współpracuje także z popularnymi interfejsami sterowników, w tym TWAIN i ISIS, co pomaga włączyć go do używanych już aplikacji do przechwytywania dokumentów. Dostępne funkcje OCR wspierają rozpoznawanie tekstu i zamieniają obraz tekstu na format edytowalny, dzięki czemu możliwe jest wyszukiwanie i kopiowanie treści z dokumentów. Takie rozpoznawanie ułatwia także tworzenie cyfrowych archiwów i dalszą pracę z zawartością, w zależności od potrzeb obiegu dokumentów.
Rozdzielczość optyczna 600 dpi pozwala dobrać ustawienia do różnych typów materiałów, a przy ważnych dokumentach, takich jak umowy, zapewnia wyraźny obraz oraz wysoką jakość skanowania. To istotne przy długoterminowym przechowywaniu dokumentów. Dla standardowych dokumentów tekstowych rozdzielczość optyczna 300 dpi zwykle jest wystarczająca. Przy wdrożeniu warto ustalić profile skanowania odpowiednie dla konkretnych procesów, na przykład osobno dla korespondencji, faktur i dokumentów tożsamości. Jakość skanu wpływa na czytelność tekstu i grafiki, a dobrze zapisane skany są bardziej odporne na degradację oraz ułatwiają analizowanie treści.
Dla kogo jest Ricoh SP-2240N?
To propozycja dla małych i średnich firm, biur oraz zespołów, które chcą szybko skanować dokumenty przy zachowaniu prostego sposobu obsługi. Szczególnie warto rozważyć SP-2240N, gdy przy wyborze urządzenia należy zwrócić uwagę na sposób pracy, dodatkowe funkcje i dostępne rozwiązania:
- kilka osób korzysta z jednego skanera w sieci;
- dokumenty mają trafiać do ustalonych lokalizacji bez komputera przy urządzeniu;
- w jednej partii pojawiają się kartki, paragony lub karty;
- liczy się kompaktowy sprzęt z podajnikiem na większy pakiet dokumentów i możliwość sprawnej pracy z ADF;
- znaczenie mają też dodatkowe funkcjonalności zależne od organizacji pracy.
Chcesz dobrać skaner do obiegu dokumentów w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, a dowiesz się, jak dobrać urządzenie do potrzeb zespołu. Pomożemy ocenić liczbę skanowanych stron, sposób pracy zespołu i wymagane miejsca zapisu, a następnie dobrać urządzenie oraz odpowiednie profile skanowania.
d.murawski@stovaris.pl
tel.: +48 691 701 175