Funkcje skanerów, które ułatwią pracę small business

Oferta urządzeń do digitalizacji dokumentów – skanerów – jest bardzo obszerna. Jednakże jakie funkcje skanerów ułatwiają, ale i usprawniają przeniesienie papierowych dokumentów do cyfrowego świata? Na co warto zwrócić uwagę – podpowiadamy. Niewątpliwie liderem w branży skanerowej jest Fujitsu (PFU). W ofercie producenta znajdziemy zarówno niewielkie skanery mobilne (przenośne) i urządzenia typowo biurowe. Poznamy także potężne maszyny produkcyjne, które są przystosowane do pracy ciągłej – non stop przez 24 godziny 7 dni w tygodniu. Dzienne użycie dla skanerów tego typu często przekracza 100 tysięcy kartek.

Obecnie skanery wykorzystywane są w każdym biurze, urzędzie oraz przez użytkowników domowych. Istnieje wiele zastosowań tych urządzeń, które cechują się różną skalą oraz wymaganymi funkcjami. Zaczynając od podstawowych wymagań jak wysyłanie pojedynczych dokumentów pocztą elektroniczną, ale kończąc na digitalizacji setek tysięcy dokumentów każdego dnia. Fujitsu (PFU) oferuje swoje urządzenia dla niemalże każdego segmentu.

Seria ScanSnap najlepsza dla small business

Skanery serii ScanSnap to urządzenia dedykowane dla biur i instytucji o mniejszych rozmiarach. W zależności od modelu, urządzenia nadają się do skanowania pojedynczych kartek lub digitalizacji niewielkich ilości plików dokumentów. Z kolei urządzenia z serii Fi idealnie sprawdzą się w tych firmach, skanujących od kilkuset do kilkunastu tysięcy kartek. Pisząc o kilkuset kartkach dziennie, które wymagają digitalizacji, wcale nie mamy na myśli wielkiej firmy-korporacji. Możemy sobie wyobrazić małą multiagencję ubezpieczeniową, zatrudniającą 2 agentów ubezpieczeniowych. Każdy z nich będzie obsługiwał i ubezpieczał np. samochody osobowe czy nieruchomości. 20 klientów dziennie obsługiwanych przez każdego z agentów daje nam co najmniej 40 polis i dodatkowych dokumentów, np. skany prawa jazdy, dowodów rejestracyjnych. Zakładamy, że nie każda polisa jest elektronicznym dokumentem i część z nich jest wypełnianych nadal ręcznie. Takie małe przedsiębiorstwo będzie miało wiele dokumentów wymagających nie tylko cyfrowej obróbki, ale i wysyłki do konkretnego towarzystwa ubezpieczeniowego. W tym procesie idealnie sprawdzi się skaner oraz odpowiednie oprogramowanie, które będzie w stanie nie tylko stworzyć cyfrowy obraz, ale również przetworzyć np. pismo ręczne na maszynowe.

To właśnie pierwsza cecha, na którą należy zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego skanera. Dostosowana prędkość skanowania dokumentów do bieżących oraz przyszłych potrzeb. Dobry skaner zaoszczędzi czas i poprawi efektywność naszej pracy.

Skaner dla handlowców terenowych – iX100

Szybkie przesłanie dokumentów do biura często jest koniecznością do zrealizowana niektórych transakcji. Jest to szczególnie ważne dla osób pracujących zdalnie, zatrudnionych np. w ubezpieczeniach, handlu lub spedycji. W naszym podanym przykładzie multiagencji ubezpieczeniowej część agentów-handlowców nie podpisuje umów w firmie. Pracownicy często nie wystawiają polis w wygodnym biurze, z dostępem do wszystkich urządzeń jak skaner, ksero. Czasami handlowiec-agent musi pojechać do klienta (np. ubezpieczając nieruchomość, muszą oni wykonać dokumentację fotograficzną). W takim przypadku idealny jest skaner niewielkich rozmiarów. Dzięki wbudowanej baterii zeskanuje on nam np. prawo jazdy, dokumenty tożsamości czy też stare polisy klienta. ScanSnap iX100 jest urządzeniem zasilanym baterią. iX100 umożliwia przesyłanie bezprzewodowe zeskanowanych obrazów do chmury, smartfona, laptopa lub na konkretny adres e-mail. Skanuje jednakowo małe dokumenty, np. paragony czy awiza oraz dokumenty formatu A4. Wymiary urządzenia to 273 x 47.5 x 36 mm. Zatem skaner + smartfon to wystarczające narzędzia do pracy w terenie, które zabierzesz ze sobą, używając zaledwie jednej dłoni.

Skanowanie zszytych dokumentów, kopert i usuwanie śladów po dziurkaczu

Niektóre modele skanerów Fujitsu np. fi-8250 posiadają wbudowany skaner płaski, który umożliwi skanowanie np. zszytych dokumentów. Poza tym model ten umożliwi nam zeskanowanie kopert, w których otrzymujemy korespondencję. Dzięki temu jesteśmy w stanie dokonać digitalizacji spiętych dokumentów i pozyskać dane nadawcy, które zamieszczone są na kopercie. Oczywiście funkcje OCR (rozpoznawanie i przetworzenie na postać cyfrową liter, cyfr) dzięki digitalizacji są możliwe dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu. Umożliwia ono także usuwanie plam, znaków wodnych, a nawet śladów po dziurkaczu (często w skanach wyświetlone są jako dwie czarne kropki). 

Odpowiedni program do obsługi dokumentów

Przy doborze skanera warto zwrócić uwagę nie tylko na to, czy producent sprzętu dołącza oprogramowanie, ale także, jakie ono posiada funkcjonalności. Czy poza wyżej wymienionymi potrafi także rozpoznać typ skanowanego dokumentu, rozdzielić dokumenty np. poprzez zastosowanie separatorów? Ważna jest też możliwość wysyłki skanu konkretnego typu dokumentu do właściwej osoby (np. zamówienie do magazynu, fakturę do działu handlowego, umowę do działu prawnego itd.). W naszym przykładzie multiagencji ubezpieczeniowej cenną funkcjonalnością będzie możliwość odczytu danych z tak zwanej strefy MRZ dokumentów tożsamości (dowód osobisty, paszport). Celem takiej funkcji jest ułatwienie automatycznego odczytania podstawowych danych osobowych z dokumentu podczas procesu weryfikacji. Następnie istotne jest zapisanie, wstawienie odpowiednich danych w systemach informatycznych, które umożliwią np. sporządzenie nowej polisy ubezpieczenia.

Dołączonym oprogramowaniem do skanerów Fujitsu (PFU) jest PaperStream Capture.
Ten software  posiada wiele przydatnych i opisanych wcześniej funkcji. Więcej informacji:

Skaner dla wielu użytkowników i bezpieczeństwo przetwarzania danych

Niesamowicie wygodną propozycją dla małych firm są tak zwane skanery sieciowe. Przykładem tego rozwiązania jest skaner Fujitsu Fi-7300NX. Dostęp do urządzenia mają tylko użytkownicy, którzy posiadają dedykowaną kartę dostępu z chipem lub znają kod PIN. Jest to rozwiązanie niezwykle bezpieczne, bowiem administrator dysponuje narzędziami uwierzytelniającymi. W dobie RODO, upowszechnianie, wprowadzanie i przestrzeganie polityk bezpieczeństwa (nawet w małych firmach) oraz coraz częstsze cyberataki to zagrożenie dla firmy. Dzięki Fujitsu fi-7300NX nikt niepowołany nie będzie miał wglądu do przetwarzanych dokumentów.