Czasy się zmieniają, technologia nieustannie ewoluuje, w miejsce starego przychodzi nowe… a PDF używany jest przez praktycznie WSZYSTKICH, niezmiennie od półtorej dekady! Pamiętacie telefony z klapką i internet z Neostrady? Mniej więcej wtedy – bo w styczniu 2007 firma Adobe postanowiła „otworzyć” ten format, który stał się standardem dla różnych organizacji i instytucji na całym świecie. Jak to możliwe, że ten sposób zapisu, edycji i odczytu dokumentów przetrwał aż do dziś? Poświęćmy chwilę i zastanówmy się nad cechami, za które pokochaliśmy PDFa:
Oszczędność kosztów z PDF
Aby przeglądać dokumenty (pliki) zapisane w tym formacie nie jest potrzebny żaden specjalny program! Do obsługi plików PDF wystarczy zwykła przeglądarka internetowa. Możemy też pobrać jeden z wielu, dostępnych w sieci, darmowych programów do odczytu dokumentów w tym formacie. Brak jakichkolwiek opłat podczas podstawowej pracy z plikami pdf nie wpływa w żaden sposób na ich jakość. Format rozpowszechniony jest na całym świecie, więc nie występuje tu konflikt „ekosystemowy” jak np. między Microsoftowym .docx, a rozszerzeniem .odt od OpenOffice.
Taki sam format dla wszystkich urządzeń
Niezależnie od programu, w jakim odbiorca otworzy plik PDF, treść pozostanie niezmieniona. Rozszerzenie to jest tak popularne, że obsługuje je prawie każda platforma (komputer, tablet czy telefon). Przekłada się to również na łatwość w wydruku, otrzymany dokument nie musi być pod tym kątem specjalnie edytowany (np. nie trzeba dostosowywać marginesów strony). Ponadto, przy wymianie informacji za pośrednictwem tych plików, nie występują problemy związane np. z brakującymi czcionkami czy formatowaniem tekstu. Format PDF gwarantuje iż przekazane kontrahentom dokumenty bez względu w jakich programach będą odtwarzane zawsze będą wyglądały tak samo.
Format idealny do dokumentacji i administracji
Dokumenty w tym formacie możemy z łatwością przeszukiwać, co zapewnia bezproblemową nawigację po nich. Przykładowo, jeśli mamy bardzo długi dokument i chcemy znaleźć w nim określoną frazę możemy z łatwością użyć funkcji wyszukiwania. Wpisać słowo bądź frazę nas intersującą i znaleźć ją szybko w treści dokumentu. Możemy również, bez jakiejkolwiek utraty jakości, powiększać dokument. Przydaje się to, gdy występują w nim grafiki lub wykresy.
Łatwość w przechowywaniu i udostępnianiu PDF
Niewielkie rozmiary plików PDF idealnie nadają się do wysyłki pocztą elektroniczą. Mały rozmiar to mniejsze zapotrzebowanie na zasoby sprzętowe, takie jak pamięć czy przepustowość. Dodatkowo, zawarte treści graficzne możemy skompresować, odchudzając nasz plik do kilkuset kilobajtów.
Bezpieczeństwo
Cenne dla nas dokumenty takie jak umowy handlowe itp. są zagrożone manipulacjami ze stron trzecich lub dostaniem się w niepowołane ręce. Nieautoryzowana zmiana w cennym pliku może prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno w biznesie jak i życiu prywatnym. W przypadku formatu PDF, który edytowalny jest tylko przy tworzeniu dokumentu lub po konwersji, istnieje znacząco mniejsze ryzyko manipulacji zawartością. Możemy zabezpieczyć dokumenty przed przeglądaniem, kopiowaniem czy drukowaniem – np. do każdej strony dodać unikalny znak wodny ,co jeszcze bardziej poprawi bezpieczeństwo plików.