Podjąłeś decyzję o inwestycji w elektroniczny system zarządzania dokumentami w firmie? A może dopiero planujesz takie rozwiązanie, ale wciąż masz wiele wątpliwości? Zapraszamy w takim razie do lektury. Zaprezentujemy najważniejsze korzyści wynikające ze wdrożenia tych narzędzi. Podpowiemy również, na co zwrócić uwagę przy ich wyborze.
Systemy DMS – jak pomagają firmom?
Klasyczny, papierowy obieg dokumentów to już przeżytek. Rozwiązanie to przestało się sprawdzać z wielu powodów. Do najważniejszych należy zaliczyć:
- mniejszą wydajność pracy,
- problemy z komunikacją wewnętrzną,
- ryzyko uszkodzenia, zniszczenia lub zagubienia dokumentów,
- rosnące wydatki związane z utrzymaniem stale rosnących archiwów,
- konieczność zatrudniania dodatkowych pracowników,
- trudności z zachowaniem wysokiego poziomu obsługi klienta.
Kluczowe w tym przypadku są koszty oraz komunikacja wewnętrzna. Dzięki optymalizacji tych obszarów Twoja firma zyskuje na konkurencyjności. Oprogramowanie DMS (Document Management System) to zestaw nowoczesnych narzędzi do elektronicznego przetwarzania dokumentów. Odciąża on pracowników od wielu obowiązków i pozwala im skupić się na zadaniach związanych z rozwojem przedsiębiorstwa.
Szybszy obieg dokumentacji to również sprawniejsza obsługa klienta. Ponieważ papier zastępowany jest jego elektroniczną kopią, znika potrzeba utrzymywania archiwów. Dodatkowo wzrasta bezpieczeństwo – nie ma ryzyka, że ważne dane zostaną zniszczone lub zagubione.
Co powinno oferować oprogramowanie do przetwarzania dokumentów?
Zdajemy sobie sprawę z tego, że wdrożenie takiego systemu rodzi mnóstwo pytań i wątpliwości. Kluczem do sukcesu będzie dopasowanie funkcjonalności do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Jest kilka aspektów, na które koniecznie trzeba zwrócić uwagę, i zalicza się do nich:
- intuicyjne przeglądanie plików oraz proste w obsłudze narzędzia do ich udostępniania – systemy DMS muszą usprawniać wewnętrzny obieg dokumentów. Podstawą są funkcjonalne wyszukiwarki, wiele opcji dostępu do danych oraz programy dla grup wspólnie pracujących przy projektach,
- nowoczesne technologie bezpieczeństwa – szyfrowanie, ochrona hasłami oraz możliwość administrowania uprawnienia dostępowymi. To podstawowe narzędzia, które powinny znaleźć się w dobrym systemie DMS,
- możliwość rozbudowy – oprogramowanie przetwarzające dokumenty musi być skalowalne. Oznacza to, że w razie rozwoju firmy będzie można poszerzać jego funkcjonalność. Unowocześnienie jest tańsze i łatwiejsze niż wdrażanie nowych narzędzi,
- pełna kompatybilność – firmy korzystają dziś z wielu systemów informatycznych. Kompleksowa integracja z infrastrukturą IT jest z tego powodu podstawą,
- dostęp do wsparcia technicznego – pomoc specjalistów przyda się nie tylko na etapie wdrażania nowej technologii. Obsługa oprogramowania powinna być kompleksowa, obejmując całodobowy serwis oraz pomoc przy konfiguracji lub rozbudowie.
Skanery dokumentowe wspomagają systemy DMS
Jeśli Twój biznes zarządza rozbudowanym archiwum, powinieneś pomyśleć o urządzeniach skanujących. Ułatwią przejście z papierowej do elektronicznej postaci dokumentów. Jednocześnie umożliwią archiwizowanie tych rzeczy, które muszą pozostać w klasycznej formie. Papieru nie da się całkowicie wyeliminować. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby dla bezpieczeństwa przechowywać jego elektroniczne kopie.
Nowoczesny skaner dokumentów usprawni obieg informacji w przedsiębiorstwie. Wysokiej klasy urządzenia mogą na przykład rozpoznawać tekst pisany odręcznie. Dzięki skanowaniu dwustronnemu praca będzie szybsza, a odczytywanie kodów kreskowych ułatwi archiwizację.
Będzie potrzebna zmiana organizacji pracy
Musisz pamiętać o tym, że wdrożenie tych narzędzi wymaga wprowadzenia pewnych zmian organizacyjnych w firmie. Ponieważ wynikające z nich korzyści są widoczne od razu, pracownicy na pewno szybko się do nich dostosują.
Jeśli szukasz funkcjonalnego oprogramowania DMS lub chcesz zamówić nowoczesne skanery dokumentowe, zgłoś się do nas. W Stovaris zaproponujemy najlepsze rozwiązania i zapewnimy swoją pomoc w ich wdrożeniu.