Skanery dokumentów mają wiele zastosowań takich jak archiwizowanie dokumentów, kopiowanie czy udostępnianie cyfrowej wersji treści. Skaner przechwytuje obraz z analogowego nośnika jakim jest papier i przesyła go do wybranego miejsca (np. katalogu na komputerze). W ten sposób dzieje się digitalizacja.
Komu przyda się archiwizowanie dokumentów?
Jest wiele rodzajów prowadzonych przedsiębiorstw – jednoosobowe działalności gospodarcze, średniej wielkości firmy czy chociażby duże korporacje. Każdy z tych podmiotów szuka sposobu na zwiększenie produktywności, czyli poprawę wydajności i opłacalności na różnych obszarach. Podstawowym i najprostszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest digitalizacja analogowych dokumentów do cyfrowych postaci. Gdy zwiększa się liczba dokumentów na papierze, zarządzanie nimi staje się trudne, a na pewnym etapie nawet niemożliwe.
Już od samego początku wdrażania, archiwizowanie dokumentów przynosi nam wymierne korzyści – np. w postaci oszczędności czasu czy lepszej organizacji dokumentacji. Niektóre wymierne korzyści tego procesu możemy wyróżnić na pierwszy rzut oka.
Digitalizacja – największe zalety skanowania dokumentów
● Obniżone koszty – zmniejszenie przestrzeni do przechowywania teczek z dokumentacją to najprostszy, możliwy do zmierzenia koszt. Nie musimy trzymać sterty „papierów” w siedzibie naszej firmy czy biurze, wystarczy dostęp do cyfrowych archiwów aby w łatwy sposób przejrzeć potrzebną dokumentację.
● Zwiększone bezpieczeństwo – digitalizowane kopie analogowych dokumentów mogą być bezpiecznie przechowywane online (w chmurze bądź na naszym serwerze), przy wykorzystaniu systemu zarządzania dokumentami – DMS, który pozwala na dostęp tylko upoważnionym pracownikom. Poprawa bezpieczeństwa to również ochrona dokumentacji przed kradzieżą lub zniszczeniem w wyniku powodzi lub pożaru.
● Praca w zgodzie z naturą – mniejsza liczba „papierów” to rezultat procesu jakim jest archiwizowanie dokumentów. Przekłada się to na zmniejszenie ilości ściętych drzew – co z kolei pomaga w walce z ocieplaniem się klimatu, a także przyczynia się do poprawy jakości powietrza i środowiska w jakim żyjemy.
● Wygoda i produktywność – zarządzanie dokumentami poprzez analogowe archiwa to, przy każdej wielkości przedsiębiorstwie, poważne i odpowiedzialne zadanie. Zamiast ręcznie przeszukiwać papierowe dokumenty, aby znaleźć interesującą nas treść, o wiele łatwiej jest przeszukać zdigitalizowane treści w postaci plików. Przegląd cyfrowego archiwum możemy zrobić na komputerze czy nawet telefonie.
Organizacja dokumentów, czyli digitalizacja
W kontekście zarządzania dokumentami, nie sposób nie docenić zalet procesu, jakim jest digitalizacja. Zapewnia ona wyższy poziom organizacji i dostępności dokumentów, w porównaniu do ich fizycznych odpowiedników. Dokumentacja medyczna pacjenta sprzed kilkunastu lat? Wystarczy znaleźć odpowiedni katalog na dysku i cała historia pacjenta dostępna jest w mniej niż minutę. Czy przy tak wielu zaletach digitalizacji możemy znaleźć jakąś wadę? Nie koniecznie! Archiwizowanie dokumentów przeprowadzone na dobrej klasy urządzeniu pozwoli nam otworzyć sobie drogę do jeszcze sprawniejszej pracy i uzyskać pewność, że wszystkie cenne dla nas dokumenty są prawidłowo zabezpieczone i mają odpowiednie kopie.