Duża część przetwarzanych w firmach i instytucjach danych, które są już niewykorzystywane, jest nadal przechowywana m.in. w celach statystycznych. Czasem jest to również konieczność wynikająca z obowiązujących przepisów prawa. W każdym z tych przypadków niezbędna jest archiwizacja dokumentów, która dziś realizowana jest głównie w formie cyfrowej. Wykonuje się ją z wykorzystaniem specjalnego oprogramowania. Sprawdź już teraz, jakie rozwiązania w tym zakresie oferuje nasza firma Stovaris i dlaczego warto z nich skorzystać.
3 metody archiwizacji dokumentów – która jest najlepsza?
Jeszcze kilkanaście lat temu firmy i instytucje obracały głównie dokumentacją papierową. W ramach archiwizacji umieszcza się ją w odpowiednio opisanych teczkach i przenosi do szaf aktowych. Metoda ta wciąż bywa wykorzystywana. Jest prosta, ale ma mnóstwo wad. Wiąże się z utrzymywaniem ogromnej przestrzeni przeznaczonej na archiwum. Do tego wyszukiwanie dokumentów zajmuje dużo czasu i istnieje wysokie ryzyko ich zagubienia czy nawet zniszczenia.
Alternatywą, cieszącą się obecnie największą popularnością, jest wykonywanie archiwizacji w formie cyfrowej. Elektroniczna dokumentacja w postaci plików przechowywana jest m.in.:
- na zewnętrznych nośnikach pamięci, np. dyskach twardych,
- w zasobach firmowych serwerów,
- w chmurze danych.
Rozwiązanie to jest obecnie najlepsze, a do jego głównych zalet należy zaliczyć wysoki poziom ochrony dokumentów oraz łatwy do nich dostęp. Cyfrowe archiwum jest też tanie w utrzymaniu. Zarządza nim oprogramowanie, z którego pomocą można szybko dotrzeć do konkretnych informacji.
Ostatnią opcją jest tzw. skanowanie na żądanie, które łączy w sobie obie powyższe metody. Wykonywane są skany dokumentacji, które w postaci cyfrowej trafiają np. na dyski twarde, a jednocześnie papierowe wersje są trzymane w archiwach.
Archiwizacja a kopia zapasowa danych – jakie są różnice?
Przy okazji warto wspomnieć o backupie, którym często określa się również archiwizację, co jest błędem. Pierwsze z pojęć określa bowiem kopię zapasową danych. Wykonuje się ją w celu zabezpieczenia aktualnie wykorzystywanych informacji przed utratą, np. w wyniku awarii nośników pamięci. Archiwizowanie natomiast dotyczy dokumentów już nieużytkowanych, do których należy zachować dostęp tylko na wszelki wypadek. Oczywiście w obu przypadkach używa się do tego specjalnego oprogramowania, jeśli dane mają postać cyfrową.
Archiwizacja dokumentów – nowoczesne oprogramowanie od Stovaris
Każda firma powinna zadbać o maksymalne bezpieczeństwo wszystkich przetwarzanych danych. Istnieje bowiem ryzyko ich kradzieży, w tym wycieku, do którego przypadkowo może przyczynić się pracownik przedsiębiorstwa. Z tego powodu są one m.in. szyfrowane, a dostęp do nich jest kontrolowany, przydzielany na zasadzie praw dla poszczególnych użytkowników systemu IT. Do tego wykonuje się ich kopie zapasowe, o czym wspominaliśmy wcześniej. Szczególnie pod ich kątem warto zadbać o efektywne archiwizowanie dokumentów. Zmniejsza to ich liczbę, ograniczając tym samym ilość pamięci niezbędnej do regularnego wykonywania backupu.
Właśnie to gwarantuje oprogramowanie do archiwizacji dostarczane przez naszą firmę Stovaris. Zaletą narzędzi jest m.in.:
- możliwość długoterminowego przechowywania danych na dyskach twardych, jak i zewnętrznych nośnikach optycznych, a nawet taśmowych,
- dostęp do funkcji tworzenia reguł, na podstawie których dokumenty z kopii zapasowych są automatyczne przekierowywane do archiwum i odpowiednio kategoryzowane,
- intuicyjna obsługa,
- znaczące ograniczenie kosztów obsługi firmowego, cyfrowego archiwum,
- łatwy i szybki dostęp do zarchiwizowanych danych.
Postaw na nowoczesne oprogramowanie do zabezpieczania danych!
Zarówno backupy, jak i archiwizacja, mają kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa danych znajdujących się w systemie IT. Ich ochrona zawsze powinna stać na najwyższym poziomie i jeśli chcesz o nią zadbać, postaw na oprogramowanie od Stovaris. Oferujemy nowoczesne narzędzia do tworzenia archiwów, jak i kopii zapasowych. Dzięki skalowalności można je łatwo dopasować do potrzeb firmy. Skontaktuj się z nami – zaproponujemy rozwiązania, które zabezpieczą dokumenty w Twoim przedsiębiorstwie!