Dziś wszechobecna cyfryzacja dotyka już prawie każdego aspektu naszego życia tak w pracy jak i w życiu prywatnym. W edukacji wykorzystujemy wszelakie platformy do nauki, np. języków obcych, a zakupy coraz częściej przenosimy do sieci, korzystając z dobrodziejstw e-sklepów. Aplikacje mobilne, takie jak Uber, Bolt czy Google Maps, pomagają nam znaleźć drogę do celu unikać korków czy po prostu pozwalają być bardziej efektywnymi. Cyfrowe życie to też cyfrowe dowody osobiste, paszporty, a także chociażby rejestracja pojazdów która to jest już dostępna w wielu krajach. Cyfryzacja wynosi nasze życie na coraz to nowy poziom produktywności i samej wygody, ale też stawia przed nami nowe wyzwania jakimi są dbanie o prywatność, ochrona danych czy samo bezpieczeństwo.
Digitalizacja dokumentów staje się coraz powszechniejsza, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Instytucje coraz częściej wprowadzają systemy takie jak EZD, czyli Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, co zwiększa zapotrzebowanie na dobrej jakości skanery dokumentów. Wybór odpowiedniego skanera jest kluczowy, aby móc efektywnie skanować dokumenty, paragony, wizytówki czy notatki w formacie PDF lub JPEG i udostępniać je na komputerze. Bezpłatna aplikacja Adobe Scan oraz inne narzędzia skanujące, dostępne na platformy Android, umożliwiają łatwe edytowanie, porządkowanie i wyszukiwanie zeskanowanych plików w ramach tych aplikacji. A choćby najprostszy bezpłatny skaner dokumentów umożliwia użytkownikom przekształcanie papierowych dokumentów w cyfrowe skany, które można łatwo edytować i organizować.
Zeskanowane dokumenty można również udostępniać, co zwiększa efektywność zarządzania nimi. Funkcjonalności, takie jak automatyczne rozpoznawanie tekstu (OCR) oraz możliwość zapisywania skanów w różnych formatach (PDF, JPEG) wzmacniają atrakcyjność tego narzędzia dla użytkowników mobilnych. Wybierając skaner, warto zastanowić się nad funkcjami, takimi jak automatyczny podajnik dokumentów (ADF), który przyspiesza skanowanie większej liczby stron, a także nad tym, czy skaner obsługuje skanowanie zdjęć, czasopism lub dokumentów wielostronicowych w formacie PDF. Dzięki temu unikniemy frustracji oraz niepotrzebnych kosztów związanych z koniecznością zakupu dodatkowego sprzętu lub oprogramowania. W dalszej części artykułu omówimy najczęstsze błędy, jakie można popełnić przy wyborze skanera dokumentów oraz na co zwrócić uwagę, aby wybrać najlepsze rozwiązanie dopasowane do naszych potrzeb.
Specyfikacja techniczna – automatyczny podajnik dokumentów: co jest ważne, a co jest tylko „bajerem”
Wybierając skaner dokumentów często patrzymy na specyfikację i nie wiemy które wartości są dla nas najistotniejsze. Co gorsza, część z nas w ogóle omija specyfikacje szerokim łukiem, kupując tylko oczami lub sugerując się opiniami innych. W efekcie czego zakup może okazać się nietrafiony, a my tracimy czas i pieniądze. Oto kilka ważnych podpunktów jakie przed zakupem powinniśmy przemyśleć:
Skaner płaski czy z ADF – automatyczny podajnik dokumentów
- Jeśli skanujemy mało tak od czasu do czasu to skaner płaski będzie OK, ale na biurku potrafi zajmować sporo miejsca. Gdy jednak skaner ma nam służyć do digitalizacji, archiwizacji np. paragonów, faktur, rachunków potrzebne będzie coś wydajniejszego i łatwiejszego w obsłudze, jak podajnik ADF, gdzie w nowoczesnych skanerach możemy zacząć skanować dokumenty nawet wtedy, gdy są one nie posegregowane. Umieszczamy je w podajniku, a pliki PDF czy .jpeg zapisujemy na komputerze.
Oprogramowanie
- Tutaj często podchodzimy do tego w sposób zero jedynkowy. Czyli jak jest bezpłatna aplikacja – to dobrze. A przecież różnica w zależności od producenta czy wersji może być duża. Może się okazać że nasz najnowszy skaner i jego bezpłatna aplikacja nie współpracuje z naszym Windows XP albo nie możemy w prosty i bezproblemowy sposób umieszczać zdigitalizowanych plików tam gdzie chcemy. Nawet więcej może się okazać, że potrzebujemy jakiejś płatnej wersji, aby skaner pracował tak, jak my chcemy. Skaner do PDF oferuje funkcje, takie jak automatyczne rozpoznawanie tekstu (OCR), edytowanie skanów oraz dostosowywanie jasności, co czyni go przydatnym narzędziem dla studentów i profesjonalistów. Dodatkowo, skaner zdjęć umożliwia łatwe skanowanie różnych dokumentów oraz zdjęć i ich konwersję do formatów PDF i JPEG.
Rozdzielczość, szybkość skanowania, połączenie
- Wszystkie te parametry mają znaczenie. Jeśli będziemy skanować tylko dokumenty, to bardzo dobrej jakości wynik uzyskamy już przy 300 dpi i będzie on w zupełności wystarczający. Kiedy jednak w grę wchodzić będą elementy graficzne 600 dpi to już minimum jakiego powinniśmy szukać w skanerze. Szybkość skanowania ma znaczenie przy dużych wolumenach dla przeciętnego użytkownika 20-30 stron na minutę będzie w sam raz. Ale dla kancelarii w urzędzie 50 stron to takie minimum. No i połączenie – czyli w jaki sposób mamy zamiar podłączyć skaner z komputerem. Najprościej zintegrować je po kablu USB lub po Wi-Fi kiedy chcemy, aby skaner znajdował się w innym miejscu niż nasze biurko. Dla wielu użytkowników cenne będzie również złącze LAN – dzięki niemu możemy wpiąć skaner do sieci udostępniając go innym użytkownikom.
Koszty użytkowania – skanowanie dokumentów: ile to kosztuje?
Eksploatacja to ważny czynnik w użytkowaniu skanera. Fakt że skanery nie mają szybko zużywających się tuszy jak drukarki nie oznacza że nie występują w nich elementy eksploatacyjne, które wymieniamy po 100 czy 200 tysiącach zeskanowanych kartek. Należy zwrócić uwagą ile kosztuje nowy zastaw rolek, i na jak długo one wystarczą. Istotne jest również abyśmy wiedzieli czy skaner ma w zestawie rolki. Nie chodzi mi o to, że ich nie będzie, ale może być tak że w zastawie jest tylko pakiet startowy którego czas eksploatacji jest krótszy, a wtedy szybciej musimy kupić nowy komplet rolek. Jeżeli chodzi o samą wymianę – zweryfikujmy czy możemy zrobić to sami czy potrzebna jest ingerencja zewnętrzna np. serwisu.
Gwarancja – bardzo istotny punkt. Tutaj sprawa wydaje się być prosta. Sprawdźmy jaką gwarancję ma skaner. Często producenci oferują dodatkowy rok lub dwa aby zachęcić nas do zakupu urządzenia. Wystarczy się tylko zarejestrować na stronie i zostawić adres e-mail. Tak na przykład jest ze skanerami Scansnap od PFU Ricoh. Kiedy szukany skanera dokumentów, który ma krótszą gwarancję? i wiemy że będziemy na nim skanować dużo i szybko? Wtedy warto zapytać sprzedawcę o dodatkową gwarancję. Producenci są świadomi, że taka usługa jest dla nich dodatkowym źródłem przychodu, a dla kupującego jest zapewnieniem sobie spokoju na dłuższy okres czasu. Czy warto z nich korzystać? To już decyzja każdego z osobna a budżet ma tu ogromne znaczenie.
Zadania specjalne – czyli przydatne funkcje o których pomyślisz już dawno po zakupie
Skanery wyposażone w bardzo dużo przeróżnych funkcji. Często w zależności od producenta nazwa może się różnić jednak funkcjonalność będzie ta sama. Nie łatwo jest wtedy porównać dwa zbliżone modele skanera. Baczną uwagę tutaj należy zwracać na szczegóły! Tak np. dwie marki chwalą się że mają OCR czyli rozpoznawanie znaków. Dzięki czemu możemy uzyskać choćby przeszukiwany pdf.
Ale warto dopytać czy jest on Polski? Czy rozpoznaje Polskie znaki? Skanery mogą skanować wizytówki i mieć np. do tego specjalną przystawkę – dla handlowca, który rozdaje i otrzymuje ich mnóstwo to cenny dodatek. Funkcje jak usuwanie dziurek po dziurkaczu czy wygładzanie zagięć to kolejne features, które potrafią np. 'przywrócić” dokument do wręcz idealnej formy w cyfrowym skanie.
d.murawski@stovaris.pl
tel.: +48 691 701 175
Daniel dołączył do Zespołu Stovaris w 2020 roku. Ma wieloletnie doświadczenie w koordynacji projektów sprzedażowych. Wyróżnia się zaangażowaniem oraz umiejętnościami interpersonalnymi, co ułatwia mu nawiązywanie kontaktów i prowadzenie negocjacji. W Stovaris odpowiada za marki: Fujitsu, Panasonic, Kofax, Fujifilm, Proget i Silex.