Coraz częściej rozmawiamy na temat skrócenia czasu pracy w naszych firmach. 4-tygodniowy tydzień pracy to temat napawający optymizmem. Z punktu widzenia pracownika to rozwiązanie wydaje się idealne. Kto z nas nie chciałby mieć jeszcze jednego dnia wolnego więcej w tygodniu? Za to pracodawcy, w zdecydowanej większości, obawiają się spadku produktywności – czyli mniejszej wydajności spowodowanej właśnie skróceniem czasu pracy.
Skaner dokumentów stał się współcześnie bardzo ważnym narzędziem, które może przekształcić papierowe procesy w usprawnione cyfrowe przepływy pracy. Nowoczesne skanery oferują zaawansowane funkcje, które zostały zaprojektowane z myślą o zwiększeniu wydajności, poprawieniu dokładności i bezpieczeństwa. Najprostszym przykładem może być bezpłatna aplikacja mobilna, taka jak Adobe Scan, która umożliwia łatwe skanowanie dokumentów i zdjęć do formatu PDF, przy czym dodatkowo automatycznie rozpoznaje tekst. W samej aplikacji znajdują się również funkcje, które ułatwiają organizację zeskanowanych plików oraz ich edycję.
Poniżej opisałem dziesięć funkcji skanerowych, które mają znaczenie z punktu widzenia użytkownika w codziennej pracy.
1. Szybkie skanowanie za pomocą skanera dokumentów
Czas to pieniądz! Szybkie skanery dokumentów skanują w często wręcz w zawrotnych szybkościach. Weźmy za przykład Ricoh fi-8150, który skanuje 50 kartek na minutę czyli 100 stron. Model Epsona WorkForce DS-870 to już 65 kartek na minutę co przekłada się na 130 stron na minutę, a konkurencja z Brother ADS-4900W to wydajność na poziomie 60 kartek na minutę czyli 120 stron. Szybkie skanery dokumentów to możliwość przetwarzania dużych ilości dokumentów w krótkim czasie. W ten sposób tworzymy cyfrową kopię dokumentów oraz zdjęcia o dobrej jakości.
Oczywiście warto szukać skanerów dokumentów z automatycznym podajnikiem dokumentów (ADF), czyli tym miejscem gdzie umieszczamy dokumenty do skanowania. W zależności od naszych potrzeb wybierajmy skanery z możliwie wysoką prędkością skanowania (PPM). Ma to duże znaczenie znaczenie szczególnie przy masowym skanowaniu – dużej liczby dokumentów, jak np. w archiwum. Na rynku dostępne są również inne opcje m.in. bezpłatny skaner dokumentów. Są to aplikacje do skanowanie przy wykorzystaniu aparatu z telefonu czy tabletu. Sam korzystam z takiego darmowego skanera który oferuje wysoką jakość skanowania, automatyczne rozpoznawanie tekstu (OCR) oraz zarządzanie zeskanowanymi plikami. Zdjęcia możemy zapisać jako JPEG lub po konwersji do pliku PDF.
2. Skanowanie dwustronne (dupleksowe)
Praktycznie każdy sprzedawany dziś na polskim rynku skaner ma możliwość skanowania dwustronnego. Pozwala ono na jednoczesne skanowanie obu stron dokumentu przy jednym przejściu przez skaner. Warto wspomnieć, że skanery mobilne, takie jak m.in. Ricoh Scansnap ix100 nie mają takiej możliwości. W tego typu modelach po prostu kontynuujemy skanowanie i przekładamy kartkę na drugą stronę. Oczywiście duplex jest istotny i funkcja ta nie tylko oszczędza czas, ale także minimalizuje ryzyko pominięcia informacji na dwustronnych dokumentach. Jednak wpływa to bezpośrednio na wzrost ceny urządzenia, ponieważ w skanerze musi być zamontowany drugi czujnik obrazu.
3. Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR)
Jeden z ważniejszych, jeśli nie najważniejszy punkt na całej liście funkcji skanerów, które usprawniają naszą pracę, to właśnie technologia OCR, która umożliwia skanowanie i zamianę zeskanowanych obrazów na edytowalny tekst. Pozwala to łatwo edytować wyszukiwanie i samo organizowanie dokumentów. To nieoceniona funkcjonalność przy archiwizacji i szybkim katalogowaniu i wyszukiwaniu dokumentów. To dzięki technologii OCR, zeskanowane dokumenty mają możliwość edycji tekstu i jego ponowny skład oraz przygotowanie publikacji.
To funkcja, która niezwykle ułatwia edycję zeskanowanych dokumentów w komputerach oraz za pomocą urządzeń mobilnych. Ważnym szczegółem, który często ulega przeoczeniu przy zakupie skanera, a później okazuje się… Jak to nie ma? jest język polski. Aby OCR był w języku polskim i rozpoznawał polskie znaki.
4. Zaawansowane przetwarzanie obrazu
Kolejnym ważnym punktem – nie mniej istotnym niż opisany powyżej OCR czyli przetwarzanie obrazu jest jego zaawansowane przetwarzanie. Skanery posiadające tą funkcję (np. skaner zdjęć), mogą automatycznie korygować przekrzywione obrazy, dostosowywać jasność i kontrast, usuwać cienie, a nawet usuwać puste strony! Zapewnia to wysoką jakość skanów bez konieczności ręcznej obróbki. Ponadto, skanowanie dokumentów obejmuje funkcje takie jak automatyczne wykrywanie krawędzi, edycję skanów oraz integrację z systemami przechowywania danych, co czyni je bardziej dostępnymi i użytecznymi.
5. Integracja z usługami chmurowymi
Nowoczesne skanery mają możliwość bezpośredniego przesyłania dokumentów do chmury. Zeskanowane treści możemy wysłać do cloud’ów tj. Google Drive, Dropbox czy OneDrive. Ta funkcjonalność jest bardzo przydatna, gdy pracujemy w zespole. Ułatwia ona udostępnianie dokumentów, przez co mamy do nich dostęp z dowolnego miejsca, co sprzyja współpracy i poprawia efektywność pracy zdalnej.
6. Obsługa wielu formatów plików
Bardzo istotnym elementem samego skanera jest oferowane przez producenta oprogramowanie dołączone do skanera. Skanery, które obsługują różne formaty jak PDF, JPEG, TIFF czy programy Microsoft Word lub Excel, zwiększają naszą elastyczność w pracy i samo zarządzanie dokumentami. Eksportowanie zeskanowanych danych do Excela, bez konieczności szukania dodatkowego oprogramowania lub korzystania z konwerterów WWW, to bardzo przydatna funkcja. Oczywiście nie jest to najdoskonalsza edycja (wszystko zależy od skomplikowania skanowanego dokumentu), ale w większości jest doskonałą bazą i stanowi praktyczny postęp, w porównaniu do pracy ręcznej. Tworząc przeszukiwany dokument PDF możemy ułatwić sobie znajdowanie konkretnych informacji w dużych plikach. Same pliki PDF, dzięki technologii OCR, mogą być edytowane i przeszukiwane co w kwestii samej użyteczności takiego pliku jest niezwykle pomocne.
7. Automatyczny podajnik dokumentów (ADF)
Automatyczny podajnik czyli ADF pozwala na jednorazowe załadowanie wielu stron do skanera, eliminując potrzebę ręcznego podawania każdej strony. Ta funkcja jest przydatna w firmach, które regularnie skanują dużą liczbę dokumentów lub często mieszane partie dokumentów czyli np. faktury o różnych rozmiarach, paragony. Skanowanie dokumentów o różnym formacie z ADF-u dla księgowej jest bardzo komfortowe. Wszystkie zeskanowane dokumenty zapisują się w jednym katalogu na dysku.
8. Zabezpieczenie dokumentów
W branżach, które zajmują się poufnymi informacjami, bezpieczeństwo przekazywanych informacji (w tym danych wrażliwych) to najważniejszy element pracy. Oczywiście RODO jest istotne z punktu widzenia każdego przedsiębiorcy. Niektóre skanery oferują szyfrowanie lub ochronę hasłem plików PDF, aby zapewnić poufność dokumentów. Bezpieczeństwo to również dostęp do integracji z urządzeniami uwierzytelniającymi, np. skaner Ricoh fi-7100 ma możliwość uwierzytelniania np. kartą NFC. Jest to ważne, w przypadku gdy kilku pracowników ma dostęp do jednego skanera dokumentów i chcemy, aby zeskanowane dokumenty trafiały w 100% do zdefiniowanej przez nas lokalizacji, a nie przez przypadek w inne niepożądane miejsce.
9. Bezprzewodowe i mobilne skanowanie
Fajnym gadżetem może być aplikacja mobilna umożliwiająca bezprzewodowe przesyłanie dokumentów bezpośrednio na smartfon, tablet lub komputer. Taka elastyczność pozwala na skanowanie z dowolnego miejsca w biurze lub w terenie. Skanery serii Scansnap a w szczególności mobilne rozwiązania jak ix100 mają taką aplikację. Innym przykładem takiej aplikacji jest Adobe Scan, która umożliwia skanowanie dokumentów i zdjęć na urządzeniach przenośnych, konwersję skanów na pliki PDF oraz rozpoznawanie tekstu i edytowanie zeskanowanych dokumentów, co jeszcze bardziej zwiększa jej przydatność w codziennej pracy mobilnego handlowca.
10. Konfigurowalne profile skanowania
Konfigurowanie profili skanowania pozwala użytkownikom na ustawienie preferowanych parametrów, takich jak rozdzielczość, format pliku czy miejsce docelowe. Kiedy zdefiniujemy taki profil przy korzystaniu z niego mamy pewność że skanowane treści będą wyglądały w taki sposób jak sobie założyliśmy. Jak ustawimy skanowanie do folderu sieciowego to nasze dokumenty cyfrowe będą zawsze tam „lądowały”.
Wykorzystanie tych funkcji w codziennej pracy ze skanerami dokumentów nie tylko oszczędza czas, ale także poprawia zarządzanie i bezpieczeństwo dokumentów. Inwestycja w nowoczesny skaner dokumentów może przyczynić się do bardziej zorganizowanego, efektywnego i produktywnego środowiska pracy. Dodatkowo, skaner PDF oferuje funkcje, takie jak automatyczne rozpoznawanie tekstu (OCR) i możliwość edytowania zeskanowanych dokumentów, co zwiększa wszechstronność i prostotę użycia.
d.murawski@stovaris.pl
tel.: +48 691 701 175
Daniel dołączył do Zespołu Stovaris w 2020 roku. Ma wieloletnie doświadczenie w koordynacji projektów sprzedażowych. Wyróżnia się zaangażowaniem oraz umiejętnościami interpersonalnymi, co ułatwia mu nawiązywanie kontaktów i prowadzenie negocjacji. W Stovaris odpowiada za marki: Fujitsu, Panasonic, Kofax, Fujifilm, Proget i Silex.