Wszystko co musisz wiedzieć zanim zdecydujesz się na skaner dokumentów

Jak wybrać skaner dokumentów?

Wybór skanera dokumentów do biura to jedna z ważniejszych technologii w każdej firmie. Przeniesienie wersji papierowej dokumentów do formatu elektronicznego to główny cel digitalizacji, a każda firma stojąca przed wyborem skanera zadaje sobie szereg pytań: Jaki model wybrać? Na jakie parametry zwrócić uwagę (szybkość skanowania, jakość skanowania)? Jaka jest gwarancja? itp…

W tym artykule opisano cechy na jakie należy zwrócić uwagę wybierając wybierając urządzenie do skanowania dokumentów. Tak aby wybór ten okazał się jak najbardziej odpowiadający naszym wymaganiom.

Jaka jest cena skanera dokumentów?

Ceny skanerów dokumentów mogą wahać się od 300 do nawet kilkunastu tysięcy złotych. Dlatego przed zakupem należy dobrze sprawdzić jaki skaner będzie dla nas najlepszy. Tu warto też poradzić się ekspertów, którzy na co dzień doradzają klientom w tym zakresie. Zwrócą oni naszą uwagę na rzeczy, które z początku wydawały się błahe, a z czasem mogą stać się sprzymierzeńcami w poprawieniu naszej produktywności.

Na co zwrócić uwagę wybierając skaner dokumentów?

Szybkość skanowania dokumentów

Dowiedz się ile stron na minutę może zeskanować skaner, który zamierzasz kupić oraz ile stron może zapisać w odpowiednim formacie np. pdf. Wydajność urządzenia ma duży wpływ na jego cenę. Ilość zeskanowanych stron może wynosić np. 11 przy urządzeniu mobilnym, a w celu osiągnięcia większej liczby zeskanowanych dokumentów należy zwrócić się w stronę rozwiązań domowych jak iX1600, który skanuje z szybkością 40 stron/min. Dokumenty skanowane z prędkością 60 stron na minutę to grupa rozwiązań biurowych. Szybkie skanery dokumentów to jednak zawsze droższe rozwiązanie.

Simplex czy duplex?

Czyli skanowanie jednostronne, czy dwustronne? Sprawdź czy skaner ma możliwość skanowania dwustronnego. Ręczne przewracanie kartek w celu skanu dwustronnego jest monotonne i uciążliwe. Skanery, które posiadają funkcję automatycznego skanowania dwustronnego w znaczący sposób przyspieszają pracę i podwyższają jej komfort.

Skanowanie? drukowanie? faxowanie?

Czy skaner dokumentów powinien mieć te wszystkie funkcje? W wielu przypadkach najlepszym i najwydajniejszym rozwiązaniem jest dedykowany skaner. Urządzenia wielofunkcyjne do dokumentów nie zapewniają takiej jakości i wydajności, a przede wszystkim praca na nich jest dość skomplikowana. Aplikacja za pomocą, której będziemy zarządzać zeskanowanymi dokumentami będąca standardem w dedykowanych skanerach tutaj nie występuje lub występuje jej bardzo prosta wersja, która nie da nam wszystkich możliwości np. OCR.

Rozdzielczość

Większość skanerów np. Fujitsu skanuje w rozdzielczości 600 dpi i dla zwykłych dokumentów jest ona w 100% wystarczająca. Jednakże aplikacja do skanowania pozwala na zwiększenie rozdzielczości nawet do 1200 dpi. Skanowane zdjęcia mogą już mieć wtedy akceptowaną jakość do ich archiwizacji i przechowywania.

Maksymalny rozmiar skanowanych dokumentów

Skanery Fujitsu mają możliwość skanowania nie tylko A4, ale również większych formatów np. najnowszy model iX 1600 mimo małego gabarytu może zeskanować dokumenty nawet w rozmiarze A3. Dzięki załączonej prowadnicy możemy skanować paragony, wizytówki, dokumenty tożsamości i od razu udostępniać je na dysku w chmurze np. na Dropbox.

Aplikacja do skanowania i zarządzania

Na przykładzie skanerów Fujitsu w zestawie z urządzeniem fi-7160 jest załączona aplikacja do skanowania dokumentów Paperstream Capture. To rozbudowane oprogramowanie do obsługi skanera i zarządzania nim pozwala znacząco ograniczyć czas i uprościć obieg dokumentów w pracy. Wystarczy kliknąć przycisk, aby wyświetlić opcje skanowania lub ikonę profilu, aby rozpocząć skanowanie. W aplikacji mamy do wyboru zapis w formacie PDF, PDF/A, PDF z OCR, TIFF, wielostronicowego TIFF, JPEG i BMP. Błyskawiczne skanowanie i katalogowanie cyfrowych dokumentów według opracowanej metody ich separacji to jeden z głównych atutów aplikacji. Produkt jest bezpłatny przy zakupie urządzenia marki Fujitsu.
Nowy model skanera domowego i do małego biura iX1600 dzięki funkcji ScanSnap Cloud umożliwia automatyczne wykrywanie i zapisywanie jednego z czterech rodzajów dokumentów (np. paragony, faktury) podczas skanowanie we wcześniej zdefiniowanej lokalizacjach w chmurze. Aplikacji ScanSnap Cloud możemy użyć także do optymalizacji obrazu – nawet bez podłączenia do komputera potrzebujemy jedynie dostępu do sieci Wi-Fi.

Wielkość i ergonomia

Skanery Fujitsu to urządzenia niewielkie o niskiej wadze oraz wysokiej jakości – są niezwykle trwałe o czym świadczy niski współczynnik awaryjności. Małe zużycie energii oraz niski poziom hałasu podczas przetwarzania skanów to kolejny atut tych urządzeń.

Dodatkowe funkcje

Wi-Fi czy praca w sieci to jedne z funkcji, które w znacznym stopniu wpływają na maksymalizację wydajności biznesowej. Oferują również użytkownikowi natychmiastowy dostęp do dokumentów w cyfrowej postaci. Wykrywanie zagięć papieru oraz pobrania wielu kartek na pewno pomogą w eliminowaniu błędów, dzięki czemu praca stanie się jeszcze przyjemniejszą. Dokument podczas skanowania jest również sprawdzany czy został zeskanowany „prosto”. OCR w języku polskim pomaga przetwarzać dokumenty do przeszukiwalnych formatów pdf, excel, word i powerpoint.

Gwarancja

Gwarancja standardowa na skaner dokumentów Fujitsu to 12 miesięcy. Producent wychodzi na przeciw oczekiwaniom klientów z różnymi pakietami gwarancji np: next biusness day czy rozszerzeniem na 2, 3 czy nawet 5 lat. Na czas naprawy klient może otrzymać urządzenie zastępcze, a w zależności od wybranego rodzaju gwarancji może ona być np. zrealizowana w przeciągu 8h od chwili zgłoszenia awarii.