Skaner dokumentów tani, płaski, z ADF

Skaner dokumentów – porównanie najlepszych cenowo modeli

Wybierając skaner dokumentów, klienci tak biznesowi jak i indywidualni na całym świecie zawsze jako pierwszy parametr wskazują cenę. Niezależnie od rynku – czy jest to Polski, Niemiecki czy Hiszpański budżet zawsze jest kluczowym wyznacznikiem podczas procesu zakupu. Oczywiście specyfikacja urządzenia też ma duże znaczne. Bo to ona musi odpowiadać na problemy i wyzwania w digitalizacji przed jakimi stoi klient. Kiedy jednak w kliku rozwiązaniach cena jest bardzo zbliżona – liczą się niuanse 🙂 Klient poszukujący taniego rozwiązania z automatycznym podajnikiem dokumentów (ADF) i modułem płaskim ocenia różne aspekty, funkcjonalności i wydajności urządzenia. Porównajmy zatem kilka modeli dostępnych na rynku: Avision AD120, Canon DR-F120, Epson DS1630 i Ricoh SP-1425.

Wprowadzenie do skanerów dokumentów – co to jest skaner dokumentów?

Funkcjonowanie skanerów dokumentów 

Skanery dokumentów to urządzenia, które wykorzystują technologię optyczną do skanowania dokumentów czyli digitalizacji. To tak naprawdę wprowadzenie analogowego papieru do cyfrowego świata. Dokumenty są umieszczane na podajniku ADF lub płaskiej powierzchni – flatbed, a skaner wykorzystuje światło i czujniki do przechwycenia obrazu dokumentu. Obraz jest następnie przetwarzany i zapisywany w postaci cyfrowej. Dzięki temu możemy łatwo przechowywać, udostępniać i przetwarzać dokumenty bez konieczności korzystania z papierowych kopii. Skanery dokumentów są niezwykle funkcjonalne i mogą być wykorzystywane w różnych środowiskach, począwszy od małych biur, aż po duże korporacje.

Zalety korzystania ze skanerów dokumentów w biurze

Korzystanie ze skanerów dokumentów w biurze ma wiele zalet. Po pierwsze, umożliwia szybkie i wygodne skanowanie dokumentów, co pozwala na oszczędność czasu i zwiększenie wydajności samej pracy. Po drugie, skanery dokumentów umożliwiają przechowywanie dokumentów w postaci cyfrowej, co zajmuje mniej miejsca i jest bardziej bezpieczne niż przechowywanie dokumentów w postaci papierowej. Po trzecie, skanery dokumentów mogą być wykorzystywane do tworzenia kopii zapasowych dokumentów, co jest szczególnie ważne w przypadku dokumentów dla nas ważnych i cennych. Dodatkowo, korzystanie ze skanerów dokumentów ma pozytywny wpływ na środowisko, ponieważ zmniejsza zużycie papieru i wspiera tworzenie bardziej ekologicznego środowiska biurowego.

Rodzaje skanerów dokumentów

Istnieją różne rodzaje skanerów dokumentów, które różnią się pod względem wielkości, szybkości i funkcjonalności. Poniżej przedstawiamy kilka najpopularniejszych rodzajów skanerów dokumentów, które mogą być wykorzystywane w różnych środowiskach biurowych.

Skanery A4 – idealne dla małych biur

Skanery A4 są najpopularniejszym rodzajem skanerów dokumentów. Są one idealne dla małych biur, są kompaktowe i łatwe w użyciu przy czym oferują wysoką jakość skanowania. Oferuj również bardzo różne funkcjonalne i mogą być wykorzystywane do skanowania dokumentów w różnych formatach, w tym PDF, JPEG i TIFF. Dzięki wykorzystaniu skanera dokumentów- każde biuro jest w stanie działać bardziej efektywnie. Zapewniając przy tym lepszą organizację pracy i co bardzo ważne i bezpieczeństwo dokumentów.

Skanery A3 – dla większych biur i przedsięborstw

Nadmienię tylko, że skanery A3 są też poszukiwanym rozwiązaniem dla większych biur i przedsiębiorstw, które potrzebują skanować duże ilości dokumentów w różnych formatach. Dzięki zaawansowanej technologii, skanery te oferują szybkie i precyzyjne skanowanie, co jest nieocenione w środowisku biznesowym. Automatyczne podawanie dokumentów (ADF) w skanerach A3 pozwala na skanowanie dużych partii dokumentów bez konieczności ręcznego podawania każdej strony, co znacząco zwiększa efektywność pracy. Wykorzystanie skanerów A3 w biurze pozwala na lepszą organizację dokumentów i oszczędność czasu, co jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania firmy. Dzięki nim, przedsiębiorstwa mogą skanować dokumenty w formacie A3, co jest szczególnie przydatne w przypadku planów, rysunków technicznych czy dużych umów.

Szybkość skanowania, a skaner dokumentów

Ją jest teoretycznie najprościej zmierzyć. Ale czy na pewno? Producenci podają prędkość skanowania przy wykorzystana ADF-u czyli podajnika dokumentów. Należy tu jednak zwróć uwagę między innymi na to w jakiej rozdzielczości otrzymujemy plik końcowy. Czy jest to 200, 300 czy 600 dpi. Czy skanowane są dokumenty są czarnobiałe jak np. faktury czy kolorowe jak grafiki i zdjęcia. Każdy czynnik ma znacznie. Drugim aspektem w kwestii szybkości jest prędkość skanera płaskiego.

• Avision AD120: skanuje z ADF-u do 25 stron na minutę w trybie simplex oraz 50 obrazów w trybie duplex – czyli kartek zadrukowanych po obydwu stronach, co czyni go jednym z szybszych w tej kategorii. Producent podaje takie same wartości dla dokumentów czarno-białych jak i w kolorze, a skaner płaski to czas 4,5s na stronę,
• Canon DR-F120: tutaj producent podaje dwie wartości – dla skanowanych treści. Jedną dla czarno-białych i drugą dla dokumentów w kolorze.
  – Czarno-białe to 20 stron na minutę i 36 obrazów
  – Kolor to tylko 10 stron na minutę i 18 obrazów – więc widać tutaj różnicę w porównaniu z konkurencją.
  Przy skanerze płaskim producent nie podaje prędkości 🙁
• Epson DS1630: ten model również ma dwie różne wartości. Dla dokumentów czarnobiałych i kolorowych. Czyli…
  – Czarno-białe to 25 stron na minutę i 10 obrazów,
  – Kolor to 10 stron na minutę i 10 obrazów
• Ricoh SP1425: to wartości 25 stron na minutę i 50 obrazów tak w kolorze jak i monochromatycznie, tak samo jak Avision. Skaner płaski w tym modelu digitalizuje z prędkością 4s na stronę. Ricoh to więc skaner wystarczająco szybki do typowych zastosowań biurowych i jak i na home office.

Technologia ADF czym właściwie jest?

Technologię ADF czyli Automatic Document Feeder, a po Polsku – Automatyczny Podajnik Dokumentów możemy spotkać w skanerach dokumentów, drukarkach czy wielofunkcji. To rozwiązanie, które w dużym stopniu wpływa na usprawnienie procesu skanowania na skanerze czy kopiowania przy wykorzystaniu w urządzeń wielofunkcyjnych. Dzięki ADF, użytkownicy mogą szybko i wygodnie przetwarzać duże ilości dokumentów bez konieczności ręcznego podawania każdej strony. Tak jak to się robi kiedy wykorzystujemy ze skaner płaski. To nie tylko oszczędność czasu, ale również zwiększenie efektywności pracy. Możliwość podawania mieszanych partii dokumentów czyli dokumentów A4 i mniejszych jak faktury ze stacji benzynowych jest szczególnie ważna w biurach i kancelariach, gdzie codziennie przetwarza się duże ilości dokumentów.

Dwustronne skanowanie czyli dupleks

To dosłownie proces, w którym skaner podczas jednego przebiegu kartki digitalizuje obie jej strony dokumentu jednocześnie. Jest to szczególnie przydatna funkcja, a często uważana wręcz za niezbędną w biurach i kancelariach, ponieważ znacząco przyspiesza i ułatwia proces skanowania dokumentów. Oczywiście wszystko uzależnione jest od ilości skanowanych dziennie dokumentów.
Dwustronne skanowanie przyśpiesza proces digitalizacji i pozytywnie wpływa na funkcjonowanie biura

• Avision AD120: Tak ten model wyposażony jest w automatyczne skanowanie dwustronne.
• Canon DR-F120: Brak automatycznego dupleksu, co może stanowić wadę dla użytkowników z dużą liczbą dokumentów dwustronnych.
• Epson DS1630: W tym przypadku sprawa jest bardziej złożona – skaner posiada funkcję dupleksu, ALE! Jest ona realizowana prawdopodobnie za pomocą pojedynczego przetwornika CIS, co oznacza, że kartka musi być obracana wewnątrz urządzenia, podobnie jak w przypadku urządzeń wielofunkcyjnych. To rozwiązanie jest mniej wydajne i może zwiększać ryzyko zacięć papieru. Mimo to skaner umożliwia automatyczne skanowanie w dupleksie.
• Ricoh SP1425: Tak – obsługuje dupleks, co jest dużym plusem.

Rozdzielczość skanowania

To ona określa, ile szczegółów skaner jest w stanie uchwycić podczas digitalizacji dokumentu. Mierzymy ją w dpi (ang. dots per inch), czyli ilości punktów przypadających na cal. Wyższa rozdzielczość, na przykład 600 dpi, zapewnia bardziej szczegółowy obraz, co jest istotne przy skanowaniu „obrazów, grafiki”, zdjęć czy drobnych tekstów. Natomiast niższa rozdzielczość, np. 300 dpi, jest wystarczająca do szybkiego skanowania dokumentów tekstowych, zapewniając jednocześnie mniejszy rozmiar pliku wynikowego.

• Avision AD120: do 600 dpi w ADF, co zapewnia dobrą jakość obrazu.
• Canon DR-F120: do 600 dpi, standardowa rozdzielczość.
• Epson DS1630: do 600 dpi z ADF-u oraz do 1200 dpi w trybie płaskim. Oferuje lepszą jakość obrazu w trybie płaskim.
• Ricoh SP1425: do 600 dpi, wystarczające do większości zadań biurowych.

Jakość skanowania – jak ważna jest jakość skanowanych dokumentów

Jakość skanowania jest niezwykle istotna, zwłaszcza gdy dokumenty muszą być przechowywane przez długi czas lub wykorzystywane w procesach biznesowych. Skanery o wysokiej rozdzielczości, na przykład 600 dpi lub więcej, zapewniają, że każdy szczegół dokumentu jest wyraźny i czytelny. To jest kluczowe, gdy skanowane są ważne dokumenty, takie jak umowy, faktury czy sprawozdania finansowe. Wysoka jakość skanowania pozwala na dokładne odczytanie tekstu i grafiki, co jest niezbędne w codziennym funkcjonowaniu biura. Ponadto, skany o wysokiej jakości są bardziej odporne na degradację w czasie, co jest ważne dla długoterminowego przechowywania dokumentów. Dzięki temu, firmy mogą być pewne, że ich dokumenty będą w stanie zachować swoją czytelność przez wiele lat.

Funkcja skanowania OCR

W każdym skanerze dokumentów to kluczowa funkcja. To taki prawdziwy „must have”! Umożliwia ona rozpoznawanie tekstu w zeskanowanych obrazach lub plikach PDF. Dzięki niej skaner nie tylko digitalizuje dokument jako obraz, ale także przekształca zawarty w nim tekst na edytowalną formę. To pozwala na wyszukiwanie, kopiowanie, edytowanie czy analizowanie treści z dokumentów. Funkcja szczególnie potrzebna w biurach, kancelariach oraz wszędzie tam, gdzie przetwarzanie tekstu jest kluczowym czynnikiem.

• Avision AD120: Tak – wbudowane oprogramowanie OCR.
• Canon DR-F120: Tak – obsługuje OCR.
• Epson DS1630: Tak – OCR jest obsługiwany.
• Ricoh SP1425: Tak – posiada funkcję OCR.

Obsługiwane formaty plików – Jak zapisze mi skaner ten skan? 

Wszystkie cztery modele skanerów obsługują popularne formaty plików, takie jak PDF, przeszukiwalny PDF, JPEG, PNG, BMP i TIFF. Dzięki czemu zapewnia wygodę użytkowania oraz szeroką kompatybilność z różnymi systemami. Dodatkowo, dzięki załączonemu oprogramowaniu jak np. w Ricoh – PaperStream Capture, a w Canon CaptureOnTouch skanery mogą zapisywać zeskanowane dokumenty w formatach edytowalnych, takich jak Word, Excel i PowerPoint. Nowoczesne technologie w digitalizacji kształtują przyszłość skanowania dokumentów, a coraz bardziej zaawansowane funkcje pozwalają na coraz to lepsze efekty.

Avision AD120, Canon DR-F120, Epson DS1630 i Ricoh SP1425: Wszystkie te urządzenia obsługują skanowanie dokumentów w szerokim zakresie rozmiarów i gramatury, od małych kartek po większe formaty, co w pełni spełnia potrzeby użytkowników. Największą rozpiętością w tym przedziale dysponuje Canon gdzie dolna granica gramatury to 35 g/m²

• Avision AD120 – 60 – 110 g/m²,
• Canon DR-F120 – 35 – 128 g/m²
• Epson DS1630 – 50 – 120g/m²
• Ricoh SP1425 – 52 – 127 g/m²

Wymiary i waga

• Ricoh SP1425: to stosunkowo kompaktowy skaner, porównywalny z modelem Avision. Nie zajmuje dużo przestrzeni na biurku.

Kompatybilność z systemami operacyjnymi i pełne wsparcie

Avision AD120 i Ricoh SP1425 oferują korzystne warunki kosztów eksploatacji. Canon DR-F120 i Epson DS1630 mogą być nieco droższe w długoterminowej eksploatacji ze względu na wyższe koszty materiałów eksploatacyjnych. Jednak w każdym z wymienionych modeli rolki wystarczają na bardzo wiele skanów. Acha! Wszystkie cztery modele są kompatybilne z systemami Windows 🙂

Wszystkie modele oferują standardową gwarancję na okres jednego roku, co jest typowe dla tej klasy urządzeń. Oczywiście w zależności od okresu możemy trafić na promocję. I tak w okresie przedświątecznym kiedy to firmy walczą o klientów warto sprawdzić oferty na dedykowanych stronach. Często możemy znieść promocję na np. 3 lata gwarancji w cenie skanera 🙂 Jak to jest np. w przypadku Canona DR-F120 – https://www.canon.pl/3lata/

Oczywiście firmy oferujące skanery dokumentów zapewniają klietom zawsze wysoką jakość swoich maszyn i wsparcie podczas instalacji w środowisku klienckim.

Podsumowanie – Opinie użytkowników i porady 

Ricoh SP1425 jest chwalony za dobrą relację jakości do ceny, szczególnie w kontekście małych biur, Canon DR-F120 zbiera mieszane opinie, szczególnie ze względu na brak funkcji dupleksu. Epson DS1630 jest wybierany ze względu na wysoką jakość obrazu. Avision AD120 jest uznawany za solidny wybór dla użytkowników poszukujących podstawowego sprzętu biurowego.

Podsumowując nasze działania, wybór odpowiedniego skanera zależy od priorytetów klienta – jeśli szybkość i dupleks są kluczowe, Avision AD120 lub Epson DS1630 będą najlepszymi opcjami. Canon DR-F120 może być mniej atrakcyjny z powodu braku dupleksu, natomiast Ricoh SP1425 to solidna i ekonomiczna alternatywa dla podstawowych zadań biurowych. Wszystkie te produkty oferują różne funkcje i jakość, co pozwala na dopasowanie do indywidualnych potrzeb użytkowników.

Daniel Murawski

d.murawski@stovaris.pl
tel.: +48 691 701 175

Daniel dołączył do Zespołu Stovaris w 2020 roku. Ma wieloletnie doświadczenie w koordynacji projektów sprzedażowych. Wyróżnia się zaangażowaniem oraz umiejętnościami interpersonalnymi, co ułatwia mu nawiązywanie kontaktów i prowadzenie negocjacji. W Stovaris odpowiada za marki: Fujitsu, Panasonic, Kofax, Fujifilm, Proget i Silex.

Sprawdź inne artykuły na ten temat: 

• 10 funkcji skaner dokumentów, które usprawnią Twoją pracę
  
• 5 najczęściej popełnianych błędów przy wyborze skanera dokumentów
• 10
• Skanery dokumentowe RICOH
• Serwis skanerów dokumentowych i wielkoformatowych
• Skanuj więcej niż A4 z urządzeniami Fujitsu
• Wszystko co musisz wiedzieć zanim zdecydujesz się na skaner dokumentów