Skanowanie dokumentów, czyli digitalizacja w tej najprostszej postaci to istotny element w codziennej pracy dla każdej firmy czy instytucji, w której pracuje się z dokumentacją. Wychodząc z założenia, że każdy pracownik chce swoją pracę wykonać jak najlepiej i jak najszybciej. To właśnie szybkość skanowania jest jednym z kluczowych parametrów, na jakie należy zwrócić uwagę.
Oczywiście w zależności od rodzaju skanera dokumentów i jego przeznaczenia szybkość skanowania może często znacząco się różnić. Z tego też powodu warto przyjrzeć się kilku popularnym markom takim jak Epson, Brother czy też Ricoh i porównać jak sobie radzą w temacie szybkiego skanowania, a naprawdę wysokiej jakości produkty, oferowane przez te firmy, mogą znacząco wpłynąć na efektywność pracy w biurze poprzez wydajność skanowania dokumentów.
Wybór najlepszego skanera do dokumentów dla Twojej firmy
W dzisiejszym świecie, gdzie dane i dokumenty są niezbędne dla funkcjonowania każdej firmy, wybór odpowiedniego skanera do dokumentów jest kluczowy. Skanery do dokumentów są nieodzownym elementem każdego biura, niezależnie od jego wielkości. Tak mała firma np. JDG potrzebuje skanować dokumenty jak i wielkie przedsiębiorstwo borykające się ze stertami papierowych treści w archiwum. Skanery pozwalają one na szybkie i wygodne digitalizowanie dokumentów, co umożliwia ich łatwe przechowywanie i udostępnianie. W tym artykule przedstawimy najważniejsze informacje na temat skanerów do dokumentów i pokażemy jak wybrać najlepszy dla siebie model.
Epson to nie tylko drukarki, ale też jakościowe skanery
Skanery marki Epson są znane ze swojej wszechstronności, a producent w swojej ofercie ma kilka ciekawych rozwiązań. W segmencie biurowym model Epson WorkForce ES-500W II jest w czołówce najczęściej wybieranych, oferując prędkość skanowania na poziomie do 35 stron na minutę (ppm). To bardzo dobry wybór dla firm, które potrzebują skanować dokumenty w przyzwoitym czasie. Skaner Epsona wykorzystuje technologię automatycznego podajnika dokumentów (ADF), co pozwala na skanowanie wielostronicowych plików bez konieczności ręcznego wkładania każdej kartki. Jego inteligentne rozwiązania jak automatyczne kadrowanie, usuwanie pustych stron oraz tła sprawiają, że jest on jeszcze bardziej wart uwagi. W zastosowaniach domowych czy mniejszych biurach, gdzie skanuje się sporadycznie, sprawdzą się modele płaskie bez podajnika ADF. Tutaj Epson ma do zaoferowania, chociażby skaner Perfection V39II, który ma znacząco wyższą rozdzielczość skanowania, bo aż 4800 × 4800 i wystarczy do typowo podstawowych zadań.
Brother – skanery dokumentów
Marka Brother również posiada solidne skanery dokumentów, zwłaszcza w segmencie małych i średnich przedsiębiorstw. Modele takie jak Brother ADS-2700W oferują szybkość skanowania zbliżoną do Epson, na poziomie 35 ppm, co sprawia, że są one odpowiednie do codziennego użytku w biurze i w domu.
Brother skupia się także na łatwości integracji swoich urządzeń w środowisku klienckim. Skaner dokumentów Brother ADS-2700W ma możliwość podłączenia za pośrednictwem klasycznego USB jak również LAN czy Wi-Fi. To ważny czynnik wpływający na mobilność urządzenia. . W przypadku mniej intensywnych zastosowań w gamie modelowej marki jest takie rozwiązanie jak Brother DS-640, czyli mały kompaktowy skaner z ładnym design-em, ale i mniejsza prędkość. Sprawia to, że jest to idealne rozwiązanie do pracy poza biurem. Kiedy podpisujemy umowę z klientem i szybko wysyłamy skan do biura.
Ricoh i systemy zarządzania dokumentami
Jeśli chodzi o Ricoh, to ta marka specjalizuje się w zaawansowanych urządzeniach dla firm, które poszukują jeszcze większej wydajności. Modele takie jak seria Ricoh fi-8000 oferują prędkości rzędu 80 stron na minutę (ppm), co sprawia, że są one najlepszym wyborem dla przedsiębiorstw i instytucji, które muszą przetwarzać dużo dokumentów każdego dnia.
Ricoh oferuje również wysokiej jakości tonery, które są kluczowe dla zapewnienia doskonałej jakości druku i funkcjonalności urządzeń biurowych. Wydajne skanery dokumentów jak te od Ricoh wpływają na poprawienie efektywności. W skanerach fi-8150 czy fi-8170 szybkość skanowania łączy się z elastycznością zapewnianą przez kilka nowych innowacji. Jedną z nich jest możliwość skanowania kopert C4 za pomocą ADF-u. Nie potrzebujemy już w kancelarii skanera płaskiego, a co za tym idzie oszczędzamy miejsce na biurku, co poprawia ergonomię pracy. Ricoh stawia na niezawodność i wysoką jakość skanowanych obrazów, co sprawia, że ich urządzenia są popularne w środowiskach, gdzie ważna jest precyzja (duża dokładność OCR-u) oraz właśnie ta szybkość.
Wybierając skaner dokumentów, warto pamiętać, że szybkość skanowania to tylko jeden z elementów, na które należy zwrócić uwagę. Ważne są także takie aspekty jak rozdzielczość skanowanych dokumentów, dostępność dodatkowych funkcji (np. OCR do rozpoznawania tekstu) oraz łatwość integracji z naszymi systemami. Skanery o dużej prędkości są nieocenione w firmach, które codziennie przetwarzają setki lub tysiące dokumentów. Podczas kiedy w domowych warunkach lub po prostu małych biurach priorytetem mogą być inne cechy, takie jak mobilność czy niska cena.
Na rynku skanerowym dostępnych jest wielu producentów i mnogość modeli, które odpowiadają na różne potrzeby użytkowników. Warto zatem wcześniej dokładnie zastanowić się, jakie są nasze najważniejsze wymagania. Spisać je i wtedy szukać najodpowiedniejszego skanera dokumentów. Oczywiście nie zawsze musi być to szybkość czy wydajność dzienna często ważniejsze mogą okazać się dla nas inne drobne funkcje, które nasze życie uproszczą w nieoceniony sposób.
Skanery dokumentów: szybki przegląd ich funkcji i zastosowań
Jakie są rodzaje skanerów dokumentów?
Skanery dokumentów biurowych
Przeznaczone do użytku w biurach i kancelariach; te skanery potrafią obsługiwać dokumenty w różnych rozmiarach i różnej często słabej jakości. Są idealne do codziennego użytku, gdzie liczy się szybkość i niezawodność. Często sprzedawane są z oprogramowaniem własnym producenta, które wyposażone jest w wiele funkcjonalności np. Ricoh fi-8150 + PaperStream Capture. Ważne jest również, aby oprócz skanerów, dostępne były wysokiej materiały eksploatacyjne, które zapewniają utrzymanie wydajności tych urządzeń na lata.
Skanery dokumentów przemysłowych: Stworzone z myślą o przemyśle i dużych instytucjach, radzą sobie z dużymi ilościami dokumentów, zapewniając przy tym jednocześnie wysoką jakość plików wynikowych, czyli efektu skanowania. Są niezastąpione w środowiskach, gdzie przetwarzanie dokumentów jest na porządku dziennym, a ilość dokumentów jest znacząca. Przykładem może być Epson WorkForce DS-70000, który jest już też skanerem A3.
Skanery dokumentów mobilne
To kompaktowe urządzenia są idealne do pracy w terenie. Dzięki nim można skanować dokumenty w różnych warunkach, co jest szczególnie przydatne dla osób pracujących poza biurem. Mały poręczny skaner, którego możemy używać w samochodzie lub na spotkaniu u klienta np. Brother DS-640 – zaletą tego skanera jest zasilanie przez port USB.
Co wpływa na szybkość skanowania?
Wykorzystanie technologii skanowania zależy od kilku czynników jak:
Rodzaj skanera – różne modele skanerów oferują różne prędkości skanowania. Skanery domowe i do małego biura to średnio 35 – 40 stron na minutę. Rozwiązania typowo biurowe i kancelaryjne to prędkość w przedziale 45 do 90 stron na minutę. Oczywiście wszystko powyżej 90 stron na minutę i z dużym podajnikiem na min. 300 kartek, a i często w rozmiarze A3 to skanery już produkcyjne.
Jakość dokumentu – dokumenty o wyższej jakości zazwyczaj są skanowane szybciej, ponieważ skaner nie musi poświęcać dodatkowego czasu na korekcję obrazu. W ustawieniach skanera możemy również wybrać rozdzielczość, w jakiej mają być zapisywane pliki. Zmniejszenie rozdzielczości może przyspieszyć proces skanowania kosztem jakości obrazu.
Rozmiar dokumentu – większe dokumenty, a zwłaszcza te zawierające złożone elementy graficzne, mogą wymagać więcej czasu na skanowanie. Im bardziej skomplikowana struktura dokumentu, tym dłużej skaner przetwarza obraz.
Wybór skanera do dokumentów
Wybór skanera do dokumentów może wydawać się skomplikowany, a zwłaszcza jeśli nie jesteś ekspertem w tej dziedzinie. Jednak nie martw się, poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, które pomogą Ci w wyborze odpowiedniego skanera.
● Szybkość skanowania – jeśli potrzebujesz szybko skanować duże ilości dokumentów, wybierz skaner z wysoką szybkością skanowania. Modele takie jak Brother, Epson i Ricoh oferują szybkość skanowania do 35 stron na minutę, co sprawia, że są idealne do intensywnego użytku biurowego.
● Rozdzielczość – określa jakość skanowania i jest mierzona w dpi (dots per inch). Wyższa rozdzielczość, na przykład 1200 dpi, zapewnia bardziej szczegółowe i wyraźne obrazy, co jest istotne przy skanowaniu ważnych dokumentów czy utrwalaniu wakacyjnych kadrów. W pracy z dokumentacją rozdzielczość na poziomie 600 × 600 jest już mega, gdzie w przedziale 300 – 600 dpi skanujemy większość dokumentów np. w kancelarii.
● Wartości użytkowe – jeśli potrzebujesz skanera do digitalizacji dokumentów wybierz model z ADF, czyli automatycznym podajnikiem, jeśli skanujesz mało lepszym i tańszym (czasami) rozwiązaniem będzie skaner płaski. Kiedy jednak potrzebujesz obu tych funkcjonalności w ofertach znajdziesz skaner ADF z dołączonym skanerem płaski. Takie rozwiązanie jest dla podmiotów, które głównie skanują z wykorzystaniem podajnika, ale często mają zniszczone dokumenty, które można zdigitalizować tylko na fladbedzie.
● Format skanowania – określa format pliku, w którym zapisywany jest skanowany dokument, na przykład PDF, przeszukiwany PDF, JPEG czy TIFF. Wybór odpowiedniego formatu może ułatwić zarządzanie i archiwizację dokumentów. Większość skanerów dokumentów dzięki załączonemu oprogramowania i rozbudowanym jego funkcjom może zapisywać pliki wynikowe też jako Word, Excel czy Power Point.
● Kompatybilność – ważne jest, aby skaner był kompatybilny z różnymi systemami operacyjnymi i aplikacjami do zarządzania dokumentami. Skanery marek takich jak Brother, Epson i Ricoh często oferują szeroką kompatybilność, co ułatwia ich integrację w różnych środowiskach pracy. To bardzo istotny punkt, aby nie kupić skanera, który nie może nam pomóc w naszych zadaniach. Zapytaj sprzedawcy czy wybrany model będzie współpracował z Twoim oprogramowaniem np. księgowym.
Skanery do dokumentów w praktyce
Poniżej kilka przykładów, jak skanery do dokumentów mogą być wykorzystane w praktyce:
W małych biurach
Do skanowanie faktur, umów i raportów. Wydajne urządzenia, takie jak Brother ADS-2700W, pozwalają na szybkie przetwarzanie dokumentów, co jest kluczowe w małych biurach, gdzie liczy się każda minuta.
W dużych firmach
Do skanowania dokumentów finansowych, dokumentów HR i dokumentów prawnych. Modele takie jak Ricoh fi-8000, z prędkością skanowania do 80 stron na minutę, są idealne do intensywnego użytku w dużych firmach, gdzie przetwarzanie dużych ilości dokumentów jest na porządku dziennym.
W domu
Skanery do dokumentów mogą być wykorzystane do skanowania dokumentów osobistych, dokumentów finansowych i dokumentów prawnych. Kompaktowe modele, takie jak Brother DS-640, są idealne do użytku domowego, oferując wygodę i mobilność.
Skaner dokumentów – klucz do efektywnego przetwarzania dokumentów w Twojej firmie
Wydajne urządzenia, takie jak drukarki i skanery, są niezbędne dla każdej firmy. Pozwalają one na szybkie i wygodne drukowanie i skanowanie dokumentów, co umożliwia ich łatwe przechowywanie i udostępnianie.
Skanery dokumentów, pozwalają na szybkie i efektywne przetwarzanie dokumentów i wprowadzanie ich do systemów (jak EZD PUW czy EZD RP) czy obiegu dokumentów jak Symfonia czy Comarch ERP. Wysokiej jakości sprzęt jest niezbędny do efektywnego i niezawodnego przetwarzania dokumentów w różnych branżach. Kluczowe parametry, takie jak rozdzielczość, szybkość skanowania oraz obsługiwane formaty, bezpośrednio wpływają na ich wydajność oraz jakość. Szybkość skanowania jest szczególnie istotna, ponieważ przekłada się na produktywność biura, umożliwiając sprawniejsze przetwarzanie i udostępnianie dokumentów. Szybkie i wydajne skanery znajdują szerokie zastosowanie w różnych branżach, jak administracja biurowa, szpitale czy banki, gdzie ich efektywność i niezawodność odgrywają kluczową rolę.
d.murawski@stovaris.pl
tel.: +48 691 701 175
Daniel dołączył do Zespołu Stovaris w 2020 roku. Ma wieloletnie doświadczenie w koordynacji projektów sprzedażowych. Wyróżnia się zaangażowaniem oraz umiejętnościami interpersonalnymi, co ułatwia mu nawiązywanie kontaktów i prowadzenie negocjacji. W Stovaris odpowiada za marki: Fujitsu, Panasonic, Kofax, Fujifilm, Proget i Silex.
Sprawdź inne artykuły na ten temat:
- 10 funkcji skaner dokumentów, które usprawnią Twoją pracę
- 5 najczęściej popełnianych błędów przy wyborze skanera dokumentów
- 10
- Skanery dokumentowe RICOH
- Serwis skanerów dokumentowych i wielkoformatowych
- Skanuj więcej niż A4 z urządzeniami Fujitsu
- Wszystko co musisz wiedzieć zanim zdecydujesz się na skaner dokumentów