Jaki skaner wybrać do paragonów, faktur?
Jaki skaner do faktur, paragonów i umów? To pytanie często pojawia się wtedy, gdy w firmie zaczyna przybywać dokumentów papierowych, a ich ręczne porządkowanie zajmuje coraz więcej czasu. Faktury, paragony, umowy, protokoły czy dokumenty księgowe trzeba digitalizować od razu po otrzymaniu, aby łatwiej je archiwizować, wyszukiwać i przekazywać dalej do księgowości lub systemu obiegu dokumentów. 📄
Do takich zadań najlepiej sprawdzi się skaner dokumentowy z podajnikiem ADF, czyli automatycznym podajnikiem dokumentów. W praktyce takie urządzenia skanują zwykle od 30 – 120 stron na minutę, a dobry skaner biurowy najczęściej pracuje w zakresie 30-70 stron na minutę, a więc ich szybkość ma realny wpływ na wygodę pracy w biurze. Dzięki temu można włożyć do urządzenia większą liczbę kartek i zeskanować je bez ręcznego podawania każdej strony osobno, a podajniki ADF mieszczą zazwyczaj od 20 do 300 arkuszy, przy czym przy typowej pracy automatyczny podajnik powinien mieć minimum 50-100 arkuszy.
W tej kategorii warto zwrócić uwagę m.in. na skanery Ricoh, Canon oraz Avision. Modele Ricoh, szczególnie z serii fi, dobrze sprawdzają się w firmach, które oczekują wysokiej jakości obrazu, stabilnej pracy i rozbudowanych funkcji poprawy skanu. Skanery Canon imageFORMULA są często wybierane do biur, sekretariatów i działów administracyjnych, gdzie liczy się prosta obsługa, kompaktowa konstrukcja i sprawne skanowanie codziennych dokumentów. Avision to z kolei marka oferująca szeroki wybór skanerów dokumentowych, również do zastosowań biurowych, księgowych i archiwizacyjnych.
Jaki skaner wybrać do faktur, umów?
W przypadku faktur i umów przydatne będzie także skanowanie dwustronne, czyli funkcja duplex pozwalająca zeskanować obie strony kartki w jednym przebiegu, rozpoznawanie pustych stron, automatyczne prostowanie obrazu oraz zapis do plików PDF lub PDF z OCR, a przy wyborze skanera kluczowe są też parametry wpływające na jakość pracy, szybkie skanowanie oraz liczba skanowanych dokumentów dziennie. OCR to technologia rozpoznawania tekstu, która pozwala później wyszukać dokument po nazwie firmy, numerze faktury, dacie lub kwocie, a dla dokumentów tekstowych zwykle wystarcza rozdzielczość 300-600 dpi.
W praktyce do biura rachunkowego, działu księgowości, sekretariatu lub małej firmy warto wybrać skaner A4, który radzi sobie zarówno z pojedynczymi fakturami, jak i wielostronicowymi umowami. Jeśli firma skanuje także paragony, warto zwrócić uwagę na obsługę cienkiego papieru np. faktury z Orlenu, długich i krótkich dokumentów w różnych formatach czyli np. z Biedronki. Dobrym wyborem będą modele, które wyposażone są w oprogramowanie do chociażby podstawowego zarządzania zeskanowanymi dokumentami. Jak na przykład nadawania nazw plikom i zapisywania ich bezpośrednio do folderu, chmury lub systemu dokumentowego.
Największą korzyścią jest oszczędność czasu i większa kontrola nad dokumentami. Zamiast szukać faktury w segregatorze, można odnaleźć ją w kilka sekund w wersji cyfrowej. Dobrze dobrany skaner pomaga uporządkować pracę, ograniczyć ryzyko zagubienia dokumentów i przyspieszyć obsługę księgowości, zakupów czy administracji.
Sprawdź dostępne skanery dokumentowe Ricoh, Canon i Avison lub skontaktuj się z nami – pomożemy dobrać model odpowiedni do liczby dokumentów, sposobu pracy i używanego oprogramowania. ✅
d.murawski@stovaris.pl
tel.: +48 691 701 175