Skanery dokumentowe są urządzeniami, które umożliwiają szybkie i precyzyjne przetwarzanie dokumentów w formacie papierowym na pliki cyfrowe. Dzięki temu, dokumenty są zawsze dostępne w przejrzystej formie cyfrowej, co ułatwia ich przechowywanie, wyszukiwanie i edytowanie. Skanery dokumentowe są niezastąpione w biurach, bankach i instytucjach publicznych, gdzie jest potrzeba intensywnej pracy z papierową dokumentacją. Dzięki skanerom, dokumenty mogą być łatwo przekształcone w pliki PDF, co znacznie ułatwia ich archiwizację i udostępnianie. W tym rozdziale omówimy podstawowe funkcje skanerów dokumentowych i ich zastosowanie w różnych branżach.
Rodzaje skanerów do dokumentów
Na rynku dostępnych jest kilka typów skanerów dokumentowych, które różnią się funkcjonalnościami, wydajnością ale przede wszystkim ceną. Wybór odpowiedniego modelu w dużej mierze zależy od indywidualnych potrzeb samego użytkownika ale i środowiska pracy. Wiele aplikacji do skanowania dokumentów oferuje różnorodne funkcje, takie jak możliwość edytowania zeskanowanych dokumentów oraz dodawania do nich różnych elementów. Niektóre z najpopularniejszych rodzajów skanerów dokumentowych opisuję poniżej:
Skanery płaskie:
Idealne dla skanowania dokumentów, zdjęć i innych materiałów papierowych. Zapewniają wysoką jakość obrazu i są łatwe w obsłudze. Jeśli mamy mało dokumentów lub są one zniszczone czy zszyte jak np. akty notarialne to taki skaner jest idealny. Królują tutaj takie modele jak Canon LiDE 300 i Canon LiDE 400, których zaletami są wysoka rozdzielczość (4800x4800dpi dla LiDE 400) i szybkość skanowania na poziomie 8 sekund.
Skanery ręczne:
Przydatne dla skanowania dokumentów poza biurem lub w miejscach, gdzie nie ma dostępu do prądu. Są lekkie i przenośne, co czyni je idealnym rozwiązaniem dla mobilnych użytkowników. W tej kategorii możemy wyróżnić modele jak EPSON DS-70 to budżetowy tzn. tani skaner który jest tani i dobry 🙂. Kompaktowym i lekkim rozwiązaniem jest również Brother DS-640.
Skanery biurkowe:
Przeznaczone dla biur i firm, które potrzebują szybkiego i wydajnego skanowania dokumentów. Wyposażone w automatyczny podajnik dokumentów ADF, umożliwiają skanowanie dużych ilości papieru w krótkim czasie. Dzięki aplikacjom do skanowania, użytkownicy mogą łatwo edytować zeskanowane dokumenty, dodawać podpisy oraz inne elementy, co zwiększa ich funkcjonalność. Tutaj prym wiedzie Ricoh fi-8170 który jest szybki i wydajny, jego oprogramowanie PaperStream Capture jest w Polskim języku. Innym przykładem może być Epson WorkForce DS-870 który równie szybko skanuje dokumenty i ma możliwość dokupienia opcjonalnie skanera płaskiego DS-5500.
Skanery home office i do małego biura:
To rozwiązania kompaktowe i wygodne w obsłudze, umożliwiają szybkie skanowanie faktur, umów oraz innych dokumentów codziennego użytku – tak jak klasyczne skanery biurkowe. Automatyczny podajnik, intuicyjna obsługa, a często także wygodny ekran dotykowy sprawiają, że digitalizacja staje się prosta i przyjemna. Do tej grupy możemy przypisać np. Scansnap ix1600 do Ricoh wyposażony w inteligentną technologię skanowania, indywidualne profile oraz ekran dotykowy, Brother ADS-3600W który ceniony jest za dobrą prędkość skanowania i wszechstronność połączeń oraz Epson WorkForce ES-580W który skanuje wszystko o gramaturze z przedziału 27-409 g/m², w tym paragony, wizytówki, karty plastikowe itp a dzięki wbudowanym czujnikom zapobiega zacięciom papieru.
Zastosowanie skanerów dokumentowych
Skanery dokumentowe są nieocenione w biurach, gdzie są przetwarzane faktury, umowy, raporty i inne materiały papierowe. W bankach i instytucjach finansowych pomagają przyspieszyć archiwizację dokumentacji klientów, umożliwiając szybkie skanowanie dokumentów i ich bezpieczne przechowywanie w formacie PDF. W urzędach i instytucjach publicznych służą do tworzenia cyfrowych rejestrów i ułatwiają dostęp do danych. Skanery dokumentowe są również przydatne w firmach, które chcą zwiększyć efektywność pracy i poprawić zarządzanie dokumentami. Dzięki skanerom dokumentowym, dokumenty mogą być łatwo wyszukiwane, edytowane i udostępniane innym osobom, co znacznie usprawnia codzienną pracę.
Funkcje skanerów
Skanery dokumentowe posiadają wiele funkcji, które ułatwiają pracę z dokumentami. Jedną z najważniejszych funkcji jest automatyczny podajnik dokumentów (ADF), który umożliwia zeskanowanie wielu dokumentów jednocześnie, co znacznie przyspiesza proces skanowania. Skanery dokumentowe są również wyposażone w funkcje OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), które przekształcają zeskanowane papiery w edytowalne pliki tekstowe. Dodatkowo, skanery dokumentowe mogą posiadać funkcje automatycznego prostowania stron, usuwania śladów po dziurkaczu i innych. Wszystkie te funkcje ułatwiają pracę z dokumentami i zwiększają efektywność pracy, pozwalając na szybkie i bezproblemowe skanowanie dużych ilości dokumentów.
Przechowywanie dokumentów
Przechowywanie dokumentów w formacie cyfrowym jest bardzo ważne, ponieważ umożliwia łatwe wyszukiwanie, edytowanie i udostępnianie dokumentów. Skanery dokumentowe umożliwiają zapisywanie dokumentów w różnych formatach, takich jak pliki PDF, JPEG i innych. Dzięki temu, dokumenty mogą być łatwo przechowywane na dysku twardym, w chmurze lub na innych nośnikach danych. Skanery dokumentowe są również wyposażone w funkcje bezpieczeństwa, które chronią dokumenty przed nieuprawnionym dostępem. Dzięki temu, zeskanowane dokumenty są nie tylko łatwo dostępne, ale również bezpieczne, co jest kluczowe w zarządzaniu danymi w każdej organizacji.
d.murawski@stovaris.pl
tel.: +48 691 701 175
Daniel dołączył do Zespołu Stovaris w 2020 roku. Ma wieloletnie doświadczenie w koordynacji projektów sprzedażowych. Wyróżnia się zaangażowaniem oraz umiejętnościami interpersonalnymi, co ułatwia mu nawiązywanie kontaktów i prowadzenie negocjacji. W Stovaris odpowiada za marki: Fujitsu, Panasonic, Kofax, Fujifilm, Proget i Silex.