Dokumentacja w uczelniach akademickich – wyzwanie dla działów IT
Szkoły publiczne, uniwersytety i instytucje prywatne, jeszcze przed pandemią COVID-19 wykazywały potrzebę efektywnego zarządzania dokumentami swoich studentów i wykładowców.
Instytucje edukacyjne, w dużej większości, zobligowane są do przechowywania danych – przez określoną liczbę lat lub nawet na stałe. Digitalizacja i zarządzanie tysiącami danych to duże wyzwanie dla każdego podmiotu. W przeszłości oznaczało to, że placówka potrzebuje zasobów do przechowywania i udostępniania milionów stron dokumentów papierowych.
Digitalizacja zbiorów analogowego papieru w tak dużej strukturze wymaga złożonych i zintegrowanych systemów oraz ugruntowanego procesu wprowadzania danych do cyfrowego świata. Wnioski na uczelnię, formularze rejestracyjne, wyniki testów, dokumenty tożsamości muszą być prawidłowo skatalogowane i przechowywane z zachowaniem norm bezpieczeństwa. Skanery dokumentów Fujitsu gwarantują szybką i łatwą digitalizację oraz organizację udostępnienia dokumentów w środowisku.
Korzyści wynikające z wdrażania digitalizacji często wiążą się z wieloma pytaniami ze strony użytkowników:
- Czy urządzenie jest trudne w obsłudze?
Rozwiązania marki Fujitsu ułatwiają pracę administratorom, będąc jednocześnie prostymi w obsłudze. Skorzystają z nich nawet ci, którzy nie mieli wcześniej z nimi styczności. - Czy skany są wyraźne i przejrzyste?
Lider rynku skanerów dokumentowych wraz z urządzeniem dostarcza użytkownikowi oprogramowanie takie, jak PaperStream Capture, PaperStream IP, ScanSnap Home itp. wspomagające digitalizację oraz polepszające jakość danych wyjściowych. - Jak zapisywane są pliki?
Cyfrowe dokumenty mogą być zapisywane w wielu formatach, np. PDF, WORD i EXCEL.
Z łatwością mogą być przesyłane pocztą e-mail. - Czy skaner poradzi sobie z różnymi rodzajami dokumentów?
Urządzenie, odpowiednio dobrane do potrzeb użytkownika, spełni wszystkie jego wymagania; np. skanowanie długich dokumentów w medycynie – skanery Fujitsu digitalizują dokumnety do 5,5 m.
Potrzeby dotyczące digitalizacji często różnią się, w zależności od uczelni. Skanery mogą musieć digitalizować dokumenty tożsamości np. dowody osobiste, paszporty.
Fujitsu fi-800R
To niepozorne urządzenie łączy w sobie funkcje skanera przenośnego i urządzenia biurowego z podajnikiem. Idealnie nadaje się do prac administracyjnych, przy których mamy małą powierzchnię roboczą. Jego niewielkie rozmiary oraz załączone oprogramowanie ułatwiają obsługę klientów na recepcji czy petentów w sekretariacie. Technologie Return Scan i U-Turn Scan dają urządzeniu przewagę nad konkurencją.
Pierwsza z nich umożliwia skanowanie paszportów, dowodów osobistych i innych grubych dokumentów przez otwór z przodu urządzenia. Zamiast pobierać dokument w jednym gnieździe i wyrzucać go z drugiego, skaner pobiera i wysuwa dokument tą samą szczeliną.
Technologia U-Turn Scan, oszczędza jeszcze więcej miejsca na biurku – Mechanizm ścieżki zawracania papieru jest w kształcie litery U eliminując potrzebę stosowania przedniej tacy wyjściowej. Innymi słowy dokumenty zawracają na tacę wyjściową, która stoi pionowo w obudowie.
Fujitsu fi-7300NX
Skaner optymalizuje organizację przestrzeni biurowej dzięki funkcji Wi-Fi, która pozwala na umieszczenie go w dowolnym miejscu w sekretariacie. Dołączony do skanera obszerny parkiet aplikacji od Fujitsu pozwala na eksport plików na serwer, do hosta lub za pośrednictwem samego urządzenia. Duży dotykowy ekran, z przyciskami do zdefiniowanych procesów, pozwala na korzystanie z niego nawet mniej doświadczonym użytkownikom. Szybkość z jaką zeskanujemy pełen podajnik dokumentów o różnej gradacji to aż 60 stron na minutę, co zapewnia nam elastyczność pracy w biurze.
Wybierając rozwiązania Fujitsu masz pewność, że urządzenia oferują doskonałą wydajność oraz wiodącą w branży jakość.